Distanční výuka, jako provizorní forma vzdělávání, má co nejlépe kopírovat podmínky výuky ve třídě. Kontakt vyučujícího se žákem/studentem je jistě žádoucí a v některých případech patrně nezbytný.
Požadavek, aby měl žák zapnutou kameru, je důsledkem legitimního stanovení prostředků zpracování osobních údajů žáků nebo studentů při distanční výuce v nastalé situaci, pro splnění úkolu ve veřejném zájmu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. e) obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), kterým je škola jako správce osobních údajů pověřena na základě zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon). Zároveň však škola pochopitelně musí přizpůsobit distanční výuku jak individuálním podmínkám jednotlivých žáků, tak také svým personálním a technickým možnostem.
Stanovení metodiky, podmínek i průběhu distanční výuky spadá do kompetence Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy. Metodické doporučení pro vzdělávání distančním způsobem vydalo Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy 24. srpna 2020. Metodika shrnuje právní, organizační a pedagogické prvky distančního způsobu vzdělávání a má školám pomoci při nastavování pravidel při případném přechodu na distanční výuku. Vedení škol a vyučující zde najdou doporučení pro jednotlivé typy škol od mateřských, základních a středních až po vyšší odborné školy, konzervatoře a základní umělecké školy.
Lze zveřejňovat reportážní a propagační fotografie učitelů, dětí, rodičů a dalších příbuzných nebo i náhodných návštěvníků školou pořádných společných akcí, představení, veřejných vystoupení apod.? Je k tomu potřeba souhlas se zpracováním osobních údajů?
V případech pořizování a zveřejňování reportážních fotografií z činnosti školy (situační záběry z vyučování, soutěží, dílen, veřejných vystoupení žáků apod.) se nejedná primárně o problematiku ochrany osobních údajů, ale o ochranu soukromí, tj. o postup podle ustanovení § 84 a násl. občanského zákoníku, která upravují pořizování a používání podobizny. Souhlas se zpracováním osobních údajů k „ilustračním“ snímkům tedy není třeba vyžadovat. Získání svolení zákonných zástupců dítěte se šířením jeho podoby podle § 85 občanského zákoníku lze však zejména v případě zveřejňování detailních záběrů na internetu doporučit.
- Jsou-li fotografie zveřejněny v souladu s občanským zákoníkem, není porušením povinností při zpracování osobních údajů ani připojení stručných doprovodných informací v tisku či na webu školy zveřejněných z důvodu propagace slušného chování a šíření povědomí o vhodných, správných a slušných způsobech společenského chování a mezilidských vztahů v rámci školní výuky i výchovy mimoškolní. Jedná se obvykle o kratší zprávy jako např. „Hanička s Evičkou nám pomohly vyzdobit třídu.“, „Vojtěch Novák z 8. C získal pěkné druhé místo na chemické olympiádě.“ či „Starosta města poděkoval našemu žáku Liboru Novákovi za příkladné chování v situaci, kdy na koupališti zachránil tonoucí spolužačku.“ Přirozeně všechny takové popisy mohou být doprovázeny fotografií (viz předchozí odstavec).
- Obdobnými situacemi mohou být prezentace výrobků a výkresů žáků s uváděním jejich jmen. Uvedené informace je nutno vždy formulovat slušně a osobní údaje uvádět v přiměřeném rozsahu, přitom zvažovat, zda by současně nemohly zasahovat do soukromí dalších osob (viz příklad tonoucí spolužačky nutně uvedený bez jejích osobních údajů i jakýchkoliv bulvárních okolností případu). Žádostem o úpravu či stažení publikovaných fotografií se škola vždy musí, každopádně již s ohledem na výše uvedená pravidla ochrany soukromí, věnovat a posoudit důvody žadatele, proč mu konkrétní fotografie vadí.
- Pokud však škola hodlá zveřejňovat pořízené fotografie s dalšími strukturovanými údaji jednotlivých žáků, jejichž zdrojem by zpravidla byla školní matrika, musí získat od zákonných zástupců žáků souhlas se zpracováním osobních údajů podle GDPR. Tento souhlas musí škola získat i v případě, že hodlá fotografie dětí zveřejňovat na sociálních sítích, které umožňují sledování osob a profilování jejich osobních údajů. Zákonné zástupce žáků musí přitom informovat i o rizicích, která pro další zpracování osobních údajů i jinými osobami na těchto sítích hrozí.
Školka vyžaduje souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zmocnění/pověření k vyzvedávání dítěte jinou osobou a to jak po mně tak i po určených osobách. Je to správné?
Není. Zpracování osobních údajů ve školských zařízeních nelze obecně zakládat na souhlasu. Mateřská škola vykonává dohled nad dítětem od doby, kdy je učitel mateřské školy převezme od jeho zákonného zástupce nebo jím pověřené osoby, až do doby, kdy je učitel mateřské školy předá jeho zákonnému zástupci nebo jím pověřené osobě. Předat dítě pověřené osobě lze jen na základě písemného pověření vystaveného zákonným zástupcem dítěte.
Zmocnění ke zpracování osobních údajů tak vyplývá ze zvláštních předpisů, nařízených postupů a s tím spojené zpracování je tudíž legitimní a to i zpracování nezbytných údajů třetích osob, které zákonný zástupce určí pro vyzvedávání dítěte. Ani po nich tedy není na místě ze strany školky požadovat souhlas se zpracováním osobních údajů pro tyto účely.
Školská legislativa detailně neupravuje všechny údaje, které o žácích i rodičích škola vede. Jedná se např. o kontaktní údaje, jmenovky dětí, podpisy dětí na výkresech či podpisy rodičů na prezenčních listinách. Omezuje GDPR nějak nově výkon těchto činností?
Ne. GDPR umožňuje škole zpracovávat údaje jak v rámci plnění právních povinností, tak z důvodu plnění úkolů ve veřejném zájmu. Škola musí a může zpracovávat výše uvedené údaje, neboť jsou nezbytně nutné pro její činnost.
Jsme školka nebo jiné malé školské zařízení, musíme mít pověřence?
GDPR ukládá povinnost zřídit pověřence nejen všem veřejným subjektům, ale také orgánům veřejné moci. Pojem „orgán veřejné moci“ blíže nerozvádí, v rámci právního řádu ČR se však jedná o všechna, tedy i menší školská zařízení, kterým zákon ukládá rozhodovat o právech a povinnostech. Blíže viz metodika MŠMT, z níž vyplývá, že pokud školka rozhoduje o právech a povinnostech (přijetí žáka do posledního povinného ročníku), je orgánem veřejné moci.
Záleží nejen na vedoucích jednotlivých školských zařízení, ale také na zřizovatelích, příp. metodickém vedení krajů a ústředních úřadů, aby byl nastaven vhodný systém sdílení jednoho pověřence pro více správců. Pověřenec by např. mohl být účelně využíván větší skupinou menších školských zařízení pro důležité otázky týkající se např. zabezpečení počítačového systému či vhodných postupů při vedení administrativy.
Záleží nejen na vedoucích jednotlivých školských zařízení, ale také na zřizovatelích, příp. metodickém vedení krajů a ústředních úřadů, aby byl nastaven vhodný systém sdílení jednoho pověřence pro více správců. Pověřenec by např. mohl být účelně využíván větší skupinou menších školských zařízení pro důležité otázky týkající se např. zabezpečení počítačového systému či vhodných postupů při vedení administrativy.
Zřizovatel požaduje, abychom také u příležitostně zaměstnávaných osob (na dohodu o provedení práce) sdělovali rodná čísla a další údaje, jako např. zdravotní pojišťovnu. Je to v souladu s novou ochranou osobních údajů?
Ano. GDPR nic nemění na dosavadních zákonných pravidlech personální a mzdové agendy.
Ano. GDPR nic nemění na dosavadních zákonných pravidlech personální a mzdové agendy.
Jsme menší škola, za jakých podmínek můžeme ke zpracování části osobních údajů využívat služeb externích dodavatelů, příp. služeb dostupných na internetu zdarma?
Z důvodu bezpečnosti, častých rizik v oblasti informačních systémů a hrozeb zneužití, krádeže i úniku údajů, je nutno důrazně doporučit v každém jednotlivém případě pečlivě zvažovat potřebnost uchovávání jakýchkoliv osobních údajů z agendy školy mimo informační systém školy, např. u dodavatelů systémů. Blíže viz výše uvedená metodika MŠMT.
Náš zřizovatel vytvořil a provozuje informační systém k přijímání prvňáčků. Kdo je správcem osobních údajů v takovém systému, škola nebo obec (jako zřizovatel školy)?
Proces přijímacího řízení je souborem úkolů vyplývajících ze zákona č. 561/2004 Sb. a prováděcí vyhlášky č. 48/2005 Sb., na kterém se podílí jak obec, tak i škola. Dle ustanovení § 36 odst. 8 školského zákona, obecní úřad obce, na jejímž území je školský obvod základní školy, poskytuje této škole s dostatečným předstihem před termínem zápisu k povinné školní docházce seznam dětí, pro které je tato škola spádová a jichž se týká povinnost podle odstavce 4. Seznam obsahuje vždy jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum narození a adresu místa trvalého pobytu dítěte, v případě cizince místo pobytu dítěte. Pokud zřizovatel (obec, město) provozuje informační systém k přijímání prvňáčků (tedy pro účely započetí uskutečňování povinné školní docházky, tj. plnění shora uvedených úkolů), jedná se o vztah dvou správců, kteří údaje zpracovávají pro jimi stanovené účely (úkoly). Zřizovatel nese zároveň i odpovědnost za jím vytvořený informační systém, zejména za jeho zabezpečení.
Lze na internetu hodnotit a známkovat učitele? Je činnost takto specializovaných webů nějak právně napadnutelná, podléhá nějakým pravidlům? Dovoluje zákon, aby tyto weby posloužily k vyřizování účtů s pedagogy?
Ochrana osobních údajů nebrání přiměřenému a slušnému publikování údajů o činnosti veřejně známých osob, včetně kritiky, mezi něž učitelé nepochybně náleží, a to i na internetu. Provozovatel internetových portálů umožňujících nějak hodnotit a komentovat učitele má povinnosti nejen jako správce osobních údajů, ale zejména jako poskytovatel služeb informační společnosti podle zákona č. 480/2004 Sb. Nese tedy konečnou odpovědnost za zveřejňované údaje, musí se řádně věnovat případným námitkám učitelů (osob dotčených zveřejňováním údajů) a rozhodnout o jejich žádosti o odstranění údajů.
Ochrana osobních údajů nebrání přiměřenému a slušnému publikování údajů o činnosti veřejně známých osob, včetně kritiky, mezi něž učitelé nepochybně náleží, a to i na internetu. Provozovatel internetových portálů umožňujících nějak hodnotit a komentovat učitele má povinnosti nejen jako správce osobních údajů, ale zejména jako poskytovatel služeb informační společnosti podle zákona č. 480/2004 Sb. Nese tedy konečnou odpovědnost za zveřejňované údaje, musí se řádně věnovat případným námitkám učitelů (osob dotčených zveřejňováním údajů) a rozhodnout o jejich žádosti o odstranění údajů.
Matka nebo otec poskytli přihlašovací údaje k elektronické žákovské knížce další osobě, např. babičce. Lze danou situaci řešit prostřednictvím GDPR?
Nikoli. Jde o záležitost rodiny, jakým způsobem si nastaví možnosti kontroly prospěchů dítěte mezi sebou a to jak u klasických žákovských knížek, tak i prostřednictvím vzdáleného přístupu k údajům v elektronické žákovské knížce. Pravidla ochrany osobních údajů nijak nezasahují do potřebného sídlení přístupu do elektronické žákovské knížky, zejména mezi rodinnými příslušníky, kteří se podílejí na výchově dítěte.
Tématu se věnujeme i v Řízení školy online v modulu Pracovní situace.