Nejpozději do konce roku 2024 budou muset školy přejít z listinné podoby spisové služby na elektronickou. Pro některé školy to bude novinka, jiné už k elektronizaci spisové služby přistoupily s předstihem. Příkladem může být 4. základní škola Nerudova Říčany, kde tak učinili už v průběhu roku 2011, a to na doporučení zřizovatele školy, tedy města Říčany.
Ze začátku sice chovalo vedení školy k novému systému spíše nedůvěru, to se ale brzy změnilo. „Musely jsme se s paní zástupkyní naučit pracovat s dalším programem, na což v učitelské praxi často není čas, zvláště pokud vykonáváme veškeré administrativní činnosti pouze ve dvou. Po těch deseti letech na program Elisa nedáme dopustit a jsme za něj rády. Programátoři aktuálně zařazují nové prvky do programu, aby vše odpovídalo platným normám, za což jim moc děkujeme, protože nestíháme vše sledovat,” říká Jitka Macháčková, ředitelka říčanské základní školy.
Kromě školy v Říčanech už Elisu využívají také Základní škola Bochov, Základní a mateřská škola Červená Voda, Základní škola a mateřská škola Dvorce, Základní škola Budyně nad Ohří a mnoho dalších větších či menších škol.
Výhodu programu školy vidí hlavně v pohodlné správě datové schránky, kterou primárně využívají pro komunikaci se státní správou. Dále je to možnost elektronického skartačního řízení, elektronického podpisu nebo integrace dalších systémů. Vyzkoušet program je možné zdarma.
Elektronická spisová služba slouží ke sledování oběhu dokumentů v organizaci. Uživatel tak může sledovat celou délku životního cyklu každého dokumentu od jeho příchodu do organizace přes zpracování až po jeho skartaci či archivaci.
A jak se s elektronickou spisovou službou pracuje? Modul Podatelna slouží pro prvotní příjem dokumentu do organizace. Součástí příjmu dokumentu je jeho označení a evidence s přidělením konkrétního zpracovatele dokumentu. V modulu Kancelář probíhá zpracování dokumentů převzatých z Podatelny nebo vlastních dokumentů. V modulu je dále možné pracovat se spisy, složkami a zásilkami. V modulu Výpravna se odesílají dokumenty z organizace a její součástí je i evidence všech odeslaných dokumentů. Modul Spisovna potom slouží k dlouhodobému ukládání dokumentů a spisů. Po uplynutí skartačních lhůt lze provést elektronické skartační řízení.
Školy s digitalizací souhlasí, chrání data žáků i zaměstnanců
Z pozice ředitelky školy Jitka Macháčková s elektronizací dat souhlasí, protože to podle ní může být cesta k lepšímu zabezpečení citlivých údajů zaměstnanců a žáků. „Podle mého názoru ještě není všechno správně nastavené, pokud musíme uchovávat některé údaje nejen elektronicky, ale i v papírové podobě,” dodává.
Změny však v příštím roce nastanou také pro samotné poskytovatele těchto systémů. Všichni, kteří budou mít zájem tyto služby poskytovat, budou muset do konce roku 2023 projít atestem elektronických systémů spisových služeb pod dohledem Ministerstva vnitra. „My do atestace rozhodně půjdeme. V současné době naši vývojáři pracují na nové verzi aplikace ELISA NG, do které postupně zapracovávají požadavky, které si atest bude žádat, ” říká Aneta Kroupová ze společnosti CNS a.s.
Zdroj: Tisková zpráva RHA.cz