O významu PR pro marketing školy dnes už nepochybuje vůbec nikdo. Rodič pátrající po nejlepší škole pro své dítě, učitel hledající novou školu, žák snažící se získat informace z hodiny, na které chyběl, zřizovatel ověřující vybraná data, stěžovatel, který hledá odpověď na svůj dotaz, který odeslal podle zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím, dodavatel ověřující vybavení školy pro zvýšení konkurence své nabídky… A tak bychom mohli pokračovat.
Web školy a její komunikační strategie jsou nepochybně silným marketingovým nástrojem a dá se jednoznačně říci, že kdo není v on-line prostoru vidět, jako by nebyl. Jestli k tomu škola využívá „webové stránky“ či sociální sítě, už představuje strategické rozhodnutí školního managementu. Na konferenci SYPO v listopadu 2021, kterou pořádal pro okres Zlín Národní pedagogický institut, zaznělo několik referátů, které přinesly zajímavé postřehy z různých oblastí. Já jsem se při této příležitosti vrátil k aktualizaci svého dřívějšího průzkumu, jak školy vůbec své webové stránky využívají, a k celé řadě souvisejících otázek včetně jejich bezpečnosti.Pojďme se na uvedené výsledky podívat. Jako vždy je si potřeba říci, že výsledky nelze považovat za validní, vzorek není příliš vysoký (78), ale většinu obecných zjištění jsem se pokusil ověřit náhodným výběrem. Berme tedy tyto výsledky jako možnost zamyšlení nad funkcemi, které mohou, mají či musí webové stránky školy vhodným způsobem zajistit.
Nepřekvapí, že školy považují své webové portály především za
informační médium, které je velmi často dnes doplňováno sociálními sítěmi se všemi riziky z toho plynoucími. Vedení školy však poměrně často zapomíná, že webové stránky jsou součástí i úředního styku příspěvkové organizace, které mají své povinné atributy.
Těmi jsou především úřední deska, povinně zveřejňované informacea elektronická podatelna. K tomu se váže i způsob zveřejnění těchto informací v přímé návaznosti na další předpisy (například na zákon 110/2019 Sb. či zákon 106/1990 v platném znění). Součástí tohoto úředního modulu by měla být elektronická podatelna, tedy přinejmenším označení e-mailové schránky jako oficiálního kanálu školy. S tím úzce souvisíi skutečnost, že cca 15 % škol (ano, čtete dobře) stále jako oficiální e-mail využívá freemailové adresy (@seznam.cz, @volny.cz apod). Taková situace není příliš vhodná především z hlediska ochrany dat, ale také z obecného marketingového hlediska, kdy škola vytváří svou image profesionálním přístupem k těmto službám. E-mailprijmeni@centrum.cz není rozhodně typem adresy vhodným pro komunikační e-mail vedení školy.Velmi častým nedostatkem není nepřítomnost informací o zpracování osobních údajů, ale jejich absolutní neaktuálnost. Tyto informace byly vloženy do webových portálů v souvislosti s nástupem GDPR v roce 2018. Současná koronavirová epocha zásadním způsobem změnila celkový přístup k této oblasti, který vyžaduje přinejmenším informace o zpracování citlivých údajů, kterými jsou nepochybně informace o zdravotním stavu zaměstnanců či klientů.
Zde je na místě citace pana předsedy ÚOOÚ pana Jiřího Kauckého z listopadu 2021.
„Z oblasti ochrany osobních údajů je třeba především varovat před plošným a systematickým využíváním informací o zdravotním stavu fyzických osob, bez náležité snahy o jejich maximální zabezpečení.
V době pandemie se bohužel ukázalo, že ochrana soukromí a osobních údajů není vždy automaticky vnímána jako hodnota chráněná ústavním pořádkem. Je třeba věc legislativně dořešit, jinak bude hrozit, že respekt státu k ochraně soukromí jeho občanů se může stát jen prázdnou proklamací bez možnosti adekvátního vymáhání.“
Prvotním krokem v této oblasti je aktualizace informací pro tuto oblast. Uvedené informace jsem našel na jednotlivých webech v nejvýše 40 % případů. V této oblasti se školy mohou obrátit na svého pověřence s žádostí o pomoc.
Poměrně překvapující jsou nedostatky související se zveřejněním „plného znění odpovědí“ podle zákona o svobodném přístupu k informacím. Není správnou praxí, kdy školy zveřejní plnou odpověď včetně osobních údajů stěžovatele, a dokonce svých zaměstnanců. Zde jen upozorním na povinnost anonymizace a minimalizace, která zde platí beze zbytku.
Základní charakteristika úřední desky v souladu s § 26 500/2004 Sb. správního řádu může znít takto: správní orgán zřizuje úřední desku, která musí být nepřetržitě (tj. 24 hodin denně) veřejně přístupná i prostřednictvím dálkového přístupu.
Školy uvádí přítomnost úřední desky v cca 1/3 respondentů, elektronické podatelny jen v mizivém procentu. Tato informace je však nerelevantní, protože náhodným výběrem jsem elektronickou podatelnu detekoval v zhruba polovině případů.
Školy uvádí přítomnost úřední desky v cca 1/3 respondentů, elektronické podatelny jen v mizivém procentu. Tato informace je však nerelevantní, protože náhodným výběrem jsem elektronickou podatelnu detekoval v zhruba polovině případů.
Rozsah této oblasti však přesahuje možnosti tohoto přehledového článku.
Vnímání webového portálu jako komunikačního nástroje či dokonce vstupní brány k dalším službám a odklon od statické „elektronické nástěnky“ vede k další povinnosti, která má také zákonem stanovené limity.
Tím je povinnost upozornit návštěvníky na přítomnost cookies.
Od 1. ledna 2022 ale i škola, která využívá analytických, marketingových cookies podle zákona o elektronických komunikacích ze září 2021 potřebuje výslovný aktivní informovaný souhlas uživatele k jejich shromažďování. Pokud škola využívá služby třetích stran, je v mnoha případech přítomnost cookies více než zřejmá. Do ledna postačovalo tyto „soubory“ sbírat až do nesouhlasu návštěvníka, nyní však bude nezbytný návštěvníkův souhlas. S těmito cookies tedy souvisí například nasazení různých komunikačních kanálů, e-learningových služeb, přebíraných odkazů a dalších služeb pro návštěvníky. Protože školní portál bude v mnoha případech vstupní branou, je nutno tuto oblast pečlivě ošetřit.
Další dnes již běžnou povinností webu je jeho přístupnost podle zákona č. 99/2019 Sb., o přístupnosti internetových stránek a mobilních aplikací a ve smyslu zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Přestože tato povinnost měla být naplněna už v září 2020, přesto většina webů těmito funkcemi nedisponuje. Vzhledem k celkové situaci, která nastala, je to více než pochopitelné. I zde je třeba odkázat na Informace MŠMT k novému zákonu o přístupnosti internetových stránek a mobilních aplikací, MŠMT ČR (msmt.cz).
Přístupnost je možné si orientačně ověřit na webové stránce WAVE Web Accessibility Evaluation Tool (webaim.org). Velkou výhodou této platformy je skutečnost, že upozorní přímo na místa, kde jsou hlavní problémy včetně těch grafických.
Přes 90 % respondentů mé ankety se domnívá, že web může být rizikovým faktorem, prostřednictvím kterého lze hacknout jeho informační obsah. Přesto ale bezpečnostní zajištění webů i z hlediska programování nepatří k silným stránkám tohoto informačního média. Ověřte si bezpečnost své stránky například zde – www.securityheaders.cz, kde je možno si ověřit některé základní atributy bezpečnosti. Bezpečnost je tříděna podle písmen. 80 % webů škol se pohybuje v kategorii C–F.
Poměrně překvapující zjištění přinesla i otázka k využívání uzavřené oblasti webu pro zaměstnance i žáky. Více než polovina škol uvádí, že nic takového nevyužívají. Vzhledem ke cloudovým řešením a komunikačním službám jsou odpovědi z tohoto pohledu nerelevantní, protože školy nevnímají web zde jako vstupní bránu k těmto službám, i když tomu tak nepochybně je.
Z výše uvedeného grafu také vyplývá několik zajímavých poznatků.
V době, kdy je web především prostředkem pro mobilní komunikaci, překvapuje poměrně malé zastoupení responzivity, tedy přizpůsobování obsahu webu typu digitálního zařízení. Mnohé stránky při prohlížení na mobilní aplikaci se nezobrazují korektně a je velmi obtížné jejich funkce plně využívat.
Jádrem webového portálu však jsou komunikační pravidlaa jejich praktické využití pro styk s veřejností a k nim se vrátíme v dalším pokračování tohoto článku.
Zdroj: Pro časopis Učitelský měsíčník Ing. Milan Hausnera