Analýza pracovních míst spočívá v systematickém zpracování a využívání údajů o pracovních místech a jejich požadavcích na zaměstnance za účelem efektivního provádění jednotlivých personálních činností, zejména vytváření pracovních míst, plánování zaměstnanců, obsazování volných pracovních míst, řízení pracovního výkonu a hodnocení zaměstnanců, odměňování zaměstnanců, vzdělávání a rozvoje zaměstnanců nebo péče o zaměstnance a jejich pracovní podmínky.
Analýza pracovních míst
Ing.
Martin
Šikýř
Ph. D.
odborný asistent, katedra personalistiky, Fakulta podnikohospodářská, Vysoká škola ekonomická v Praze
Výstupem analýzy pracovních míst jsou dokumenty označované jako popisy a specifikace pracovních míst, které shrnují:
údaje o pracovních místech (popisy pracovních míst):
název, organizační začlenění, nadřízenost, podřízenost, úkoly, povinnosti, pravomoci, odpovědnosti, podmínky;údaje o požadavcích pracovních míst na zaměstnance (specifikace pracovních míst):
dosažené vzdělání, odborná praxe, specifické znalosti a dovednosti, očekávané chování a motivace.Požadavky pracovních míst na zaměstnance zahrnují rovněž
předpoklady pro výkon požadované práce
stanovené zvláštním právním předpisem (například trestněprávní bezúhonnost, zdravotní způsobilost a podobně). V případě pedagogických pracovníků školy se jedná o předpoklady pro výkon činnosti pedagogických pracovníků stanovené zákonem o pedagogických pracovnících.Popisy a specifikace pracovních míst se zpracovávají buď pro jednotlivá pracovní místa, nebo pro
skupiny pracovních míst
s podobnými úkoly, podmínkami a požadavky.METODY ANALÝZY PRACOVNÍCH MÍST
Výchozí metodou analýzy pracovních míst je analýza dokumentů souvisejících s pracovními místy. Dalšími metodami jsou pozorování zaměstnanců při vykonávání práce, popřípadě vlastní výkon práce analytikem, dotazník pro zaměstnance nebo rozhovor se zaměstnanci.
Analýza dokumentů
souvisejících s pracovními místy (například stávajících nebo typových popisů a specifikací pracovních míst, organizačních schémat, organizačních řádů, pracovních řádů, pracovních postupů, právních předpisů a podobně) umožňuje relativně snadno získat celkovou představu o úkolech, podmínkách a požadavcích analyzované práce. Usnadňuje přípravu dotazníků a rozhovorů. Analyzované dokumenty však nemusí obsahovat aktuální, úplné a přesné údaje, a proto je analýzu dokumentů nutné doplnit jinou metodou.Pozorování zaměstnanců při vykonávání práce, zajištěné proškoleným a zkušeným pozorovatelem, umožňuje relativně snadno získat detailní představu o úkolech, podmínkách a požadavcích analyzované práce. Pozorování je ovšem časově náročné a nevhodné pro složité práce. Pozorovaný může práci provádět jinak. Pozorovatel nemusí zachytit všechny úkoly, zvláště úkoly občasné a nahodilé.
Vlastní výkon práce
prováděný zkušeným analytikem přináší bezprostřední představu o úkolech, podmínkách a požadavcích analyzované práce. Vlastní výkon práce však není možný v případě složitých a náročných prací. Zahrnuje jen běžné úkoly.Dotazník
umožňuje rychle oslovit mnoho respondentů a zjistit nebo doplnit potřebné údaje o úkolech, podmínkách a požadavcích analyzované práce. Dotazník je ovšem náročný na přípravu i realizaci. Úspěch vyžaduje srozumitelné otázky, přiměřený rozsah dotazníku a odpovídající motivaci respondentů. Návratnost dotazníku může být nízká, odpovědi respondentů mohou být neúplné a nepřesné.Rozhovor
na základě předem připravených a postupně kladených otázek umožňuje zjistit nebo doplnit všechny nezbytné údaje o úkolech, podmínkách a požadavcích analyzované práce. Rozhovor je však opět náročný na přípravu i realizaci. Vedení rozhovoru vyžaduje určitou zkušenost. Odpovědi respondentů nemusí být úplné a přesné.Obsahem dotazníku, popřípadě strukturovaného rozhovoru
určeného pro analýzu pracovních míst v organizaci mohou být následující příklady zadání a otázek zaměřených na
organizaci, úkoly, podmínky a požadavky analyzované práce:
Charakterizujte organizační začlenění a spolupráci vašeho pracovního místa s ostatními pracovními místy v organizaci. Charakterizujte účel a způsob spolupráce s nadřízenými, podřízenými a spolupracujícími pracovními místy v organizaci.
Charakterizujte základní smysl, účel a náplň vaší práce. Charakterizujte úspěšné provádění a výsledky vaší práce. Charakterizujte vaše každodenní i občasné úkoly, povinnosti, pravomoci a odpovědnosti. Pokuste se uvést účel, způsob, místo a čas jejich plnění. Jaké vaše pracovní úkoly, povinnosti, pravomoci a odpovědnosti považujete za nejdůležitější a/nebo nejobtížnější a proč?
Charakterizujte vaše pracovní podmínky (pracovní dobu, pracovní prostředí apod.). Používáte při své práci nějaké technické nebo jiné vybavení? Pokud ano, uveďte, jaké technické nebo jiné vybavení používáte, a zda jej používáte zřídka, příležitostně nebo často.
Uveďte vzdělání a praxi požadované vaším pracovním místem. Pokuste se uvést a blíže specifikovat všechny znalosti a dovednosti požadované vaším pracovním místem, například jazykové znalosti ( jaké jazyky, na jaké úrovni), práce s počítačem ( jaké programy, na jaké úrovni), organizační, prezentační, komunikační a jiné dovednosti a podobně.
SUBJEKTY ANALÝZY PRACOVNÍCH MÍST
Základní představu o pracovních místech a požadavcích pracovních míst na zaměstnance poskytují dokumenty související s pracovními místy, ovšem nejlepší představu poskytují
zaměstnanci
zařazení na pracovních místech, popřípadě jejich
nadřízení, spolupracovníci, podřízení
nebo další
odborníci
v organizaci i mimo ni, kteří mohou poskytnout relevantní údaje o úkolech, podmínkách a požadavcích analyzované práce.Vhodnou kombinací jednotlivých metod a subjektů analýzy
pracovních míst se dosahuje požadované úplnosti a přesnosti zkoumaných a posuzovaných údajů o pracovních místech a požadavcích pracovních míst na zaměstnance, čímž se dociluje očekávané kvality vytvářených popisů a specifikací pracovních míst.VYUŽITÍ ANALÝZY PRACOVNÍCH MÍST
Výstup analýzy pracovních míst
v podobě zpracovaných popisů a specifikací pracovních míst je možné využít při provádění jednotlivých personálních činností v organizaci:Vytváření pracovních míst.
Definování úkolů, povinností, pravomocí, odpovědností, podmínek a požadavků vykonávané práce.Plánování zaměstnanců.
Stanovení celkové potřeby a potenciálních zdrojů zaměstnanců, zpracování plánů personálních činností.Obsazování volných pracovních míst.
Posouzení potřeby obsadit volné pracovní místo, zvážení alternativ obsazení volného pracovního místa, identifikace zdrojů zaměstnanců, stanovení kritérií a metod získávání a výběru zaměstnanců, formulace a uveřejnění nabídky zaměstnání.Provedení předběžného výběru uchazečů, hodnocení životopisů uchazečů, vedení výběrových pohovorů s uchazeči. Rozhodování o přijetí nebo odmítnutí uchazečů, uzavření pracovněprávního vztahu s vybranými uchazeči, odborné zapracování a sociální začlenění přijatých zaměstnanců.
Řízení pracovního výkonu a hodnocení zaměstnanců.
Definování role zaměstnanců a uzavření dohody o pracovním výkonu se zaměstnanci, řízení pracovního výkonu a hodnocení zaměstnanců během dohodnutého období.Odměňování zaměstnanců.
Hodnocení práce a určování diferenciací v odměňování podle složitosti, odpovědnosti a namáhavosti práce a podle obtížnosti pracovních podmínek. Hodnocení zaměstnanců a určování diferenciací v odměňování podle pracovního výkonu.Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců.
Identifikace potřeby, plánování, realizace a hodnocení vzdělávání a rozvoje zaměstnanců.Péče o zaměstnance a pracovní podmínky.
Stanovení optimální pracovní doby, vytváření příznivého pracovního prostředí, zajištění odpovídající bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a podobně.POUŽITÉ A DOPORUČENÉ ZDROJE
DVOŘÁKOVÁ, Z. a kol. Řízení lidských zdrojů. 1. vyd. Praha: C. H. Beck, 2012. 559 s. ISBN 978-80-7400-347-9.
KOUBEK, J. Personální práce v malých a středních firmách. 4., aktualizované a doplněné vydání. Praha: Grada Publishing, 2011. 288 s. ISBN 978-80-247-3823-9.
ŠIKÝŘ, M., BOROVEC, D., LHOTKOVÁ, I. Personalistika v řízení školy. 1. vyd. Praha: Wolters Kluwer ČR. 2012. 200 s. ISBN 978-80-7357-901-2.