Převod dokumentů z digitální podoby do listinné a naopak je běžnou součástí praxe škol. Dokument doručený v elektronické podobě jako příloha datové zprávy datovou schránkou nebo e-mailem se jednoduše vytiskne. Stejně tak originální dokument v listinné podobě lze jednoduše převést do digitální podoby jeho naskenováním. Výstupem takového převodu ale bude vždy pouze prostá kopie dokumentu, která nemá žádné právní účinky. Škole to v mnohých případech vůbec nemusí vadit, protože si takto převedený dokument pouze zaměstnanec školy založí pro svoje vlastní potřeby, např. že se s listinným dokumentem lépe pracuje.
Autorizovaná konverze dokumentů ve školác
V životě školy mohou nastat situace, kdy je nutné daný dokument převést do listinné/digitální podoby tak, aby byly jeho právní účinky zachovány. Mezi takové důvody, jak již bylo zmíněno v minulém čísle časopisu, patří následující:
*
škola musí předložit dokument v listinné podobě správnímu orgánu nebo soudu anebo jinému státnímu orgánu, zejména aby byl užit jako podklad pro vydání rozhodnutí,
*
je třeba sjednotit formu všech dokumentů (listinných/digitálních) ve správním spisu,
*
pokud škola vykonává spisovou službu v listinné podobě (podací deník), převede doručený dokument v digitální podobě autorizovanou konverzí do dokumentu v analogové podobě (listinné),
*
pokud škola vykonává spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, zpravidla převede doručený dok