Evidence dokumentů ve škole, 3. část

Všechny doručené škole nebo jejím zaměstnancům (a rovněž i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti škol) v základní evidenční pomůcce, kterou tvoří buď (vede se pouze v jedné knize společně pro dokumenty došlé i odeslané), nebo (dále jen „eSSL“).

Z důvodu zachování zápisu v podacím deníku není vhodné používat obyčejnou tužku, fixy nebo zvýrazňovače. Vhodná jsou tzv. čínská nebo plnicí pera. Dnes lze koupit popisovací pera s názvem „Dokument pen“. Chybný zápis by se měl přeškrtnout vodorovnou tenkou čarou, nesmí se přelepovat nebo používat „zabělovače“ nebo zmizíky.

v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které škola stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů. V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru „Ukončeno dne - pořadovým číslem -“. K záznamu se připojí jméno, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedením spisové služby.

Výjimku v evidenci tvoří dokumenty, které jsou vedeny dle příslušné legislativy ve (např. faktury se evidují v knize faktur). Dokumenty, které z hlediska činnosti školy

dokumentu v analogové (listinné) podobě vždy, pokud:

na doručené obálce obsahující dokument v analogové (listinné) podobě uvedeno

Zjistí-li adresát po otevření obálky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Obdobně postupuje adresát, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě.

Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku nebo eSSL je povinen všechny doručené dokumenty úřední povahy opatřit a tento otisk vyplnit. Stejně se evidují i dokumenty úřední povahy došlé do školy elektronicky (e-mailem, datovou schránkou) nebo faxem.

Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. označení nebo zkratku názvu školy, pořadové číslo a kalendářní rok.

gymnázia může vypadat např. takto:

Eviduje-li se dokument ve sběrném archu, obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu, kterým je chronologický přehled dokumentů ve spisu. Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. vždy název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo.

Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.

Pokud je spis vytvářen spojováním dokumentů, potom se každý nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací. V evidenci dokumentů se u předcházejícího i nového dokumentu nebo spisu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejich čísly jednacími.

Pokud je spis vytvářen pomocí sběrného archu, potom jsou v evidenci dokumentů zaznamenány evidenční údaje o spisu a iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu. V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu se za původní číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu), ve kterém je zaevidován ve sběrném archu.

G/24/2011/1
G/24/2011/2
G/24/2011/3

Spis je označen

úřední povahy doručené škole nebo ve škole vzniklé musí být neprodleně (podací deník nebo eSSL). Pozor na dokumenty podléhající specifické evidenci dle příslušných právních předpisů (např. faktury) nebo dokumenty nepodléhající evidenci vůbec (např. letáky, pozvánky). Tvar podacího razítka, čísla jednacího a evidenčního je dán vyhláškou. Spis ve smyslu správního řádu lze tvořit buď spojováním dokumentů, nebo ve školách častěji pomocí sběrného archu.

V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat třetí fází životního cyklu dokumentu – rozdělování a oběh dokumentů ve škole.