Cílem tohoto seriálu, zaměřeného na problematiku finanční kontroly, je zejména objasnit postavení a význam vnitřního řídicího a kontrolního systému (dále jen „VŘKS“) ve školských zařízeních. Zaměříme se také na často opomíjenou návaznost VŘKS na oběh účetních dokladů a na účetnictví a naznačíme jeho přínosy pro zefektivnění řízení celé organizace.
Finanční kontrola
Mgr.
Miloslav
Kvapil,
certifikovaný interní
auditor
- expert, ředitel společnosti DYNATECH, s. r. o.Ing.
Monika
Fröhlichová,
certifikovaný interní
auditor
ve veřejné správě, junior ve společnosti DYNATECH, s. r. o.V tomto díle se budeme věnovat objasnění hlavních cílů finanční kontroly, narazíme i na magické zaklínadlo kritéria 3E, formy finanční kontroly a také vysvětlíme, proč musíme schvalovat nejen veřejné výdaje, ale také veřejné příjmy.
V dalším díle se můžete těšit na příklady úpravy vnitřního řídicího a kontrolního systému v běžné praxi školských zařízení v ČR. Upozorníme vás na hlavní nedostatky, se kterými jsme se během své 20leté praxe setkali, a představíme svá nejčastější doporučení a příklady dobré praxe.
Ve třetím a posledním díle našeho seriálu popíšeme hlavní trendy a budoucnost výkonu finanční kontroly, stejně jako možnosti, jak dosáhnout vyzrálého, efektivního a účinného vnitřního řídicího a kontrolního systému ve vaší organizaci. Na závěr přidáme také tipy pro interní auditory, kterým doporučíme, jak zajistit efektivní a průběžnou kontrolu v reálném čase, a budeme sdílet cenné rady nejen od prezidenta Mezinárodního institutu interních auditorů.
Zákon o finanční kontrole a jak ho pojmout v praxi
Povinnost zavést systém finanční kontroly v orgánech veřejné správy upravuje zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Postupy a požadavky, jak systém zavést a jak realizovat finanční kontrolu, upravuje vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí výše zmíněný zákon. V praxi se však stává, že ani tyto obsáhlé legislativní řádky nejsou dostatečně konkrétní, a dochází buď k neplnění povinností vyplývajících ze závazné legislativy, či k neefektivnímu výkonu řídicí kontroly.
Systém vnitřního řídicího a kontrolního systému bychom měli chápat holisticky, tedy jako celek, kde nejde pouze o formální podpis ředitele na objednávce či faktuře. Měli bychom si uvědomit, že ředitel školy dává souhlas, že připravovaná operace je v souladu se schválenými záměry organizace, že nehrozí žádná provozní, finanční ani právní rizika plynoucí z této operace, že objednávané zboží skutečně potřebujeme, že budeme nakupovat ve správnou dobu, v dostatečném množství a v přiměřené kvalitě a v neposlední řadě že vztah mezi vynaloženými veřejnými finančními prostředky a kvalitou objednávaného zboží je efektivní.
Co tedy schvalovat?
Paragraf 11 až 14 vyhlášky č. 416/2004 Sb. požaduje, aby orgány veřejné správy vykonávaly předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů a výdajů. Protože vyhláška jasně neudává výčet dokladů, v praxi využíváme členění dokladů dle typu řídicí kontroly podle vyhlášky následovně:
-
předběžná řídicí kontrola před vznikem závazku, kterou se míní všechny dokumenty, na základě nichž můžeme očekávat vznik veřejného výdaje - cílem této kontroly je mít zaevidované veškeré budoucí výdaje organizace, které ji zavazují k budoucí platbě; jsou to právě objednávky, smlouvy, ale i cestovní příkazy, limitované přísliby, veřejné zakázky i např. podklady pro výpočet platů;
-
předběžná řídicí kontrola po vzniku závazku, kde dochází ke kontrole finančních výdajů k proplacení, a kterou se tedy míní instrukce pro uskutečnění veřejného výdaje; typicky se bude jednat o fakturu přijatou, ale také o vyúčtování pracovní cesty či rekapitulaci platů a zákonných odvodů, výdaje z banky a pokladny;
-
předběžná řídicí kontrola před vznikem nároku, kde bychom měli schvalovat právní nároky k veřejným příjmům - tato kategorie je v běžné praxi často opomíjena, neboť si logicky říkáme, proč bychom se měli zdržovat schvalováním příjmu finančních prostředků a zejména příspěvku od zřizovatele či z dotace, ovšem pozor, je to veřejný příjem - stejně jako smlouva s odběratelem - a dle § 11 odst. 2 písm. c) máme touto kontrolou přijmout všechna opatření k vyloučení nebo zmírnění rizik, která se při uskutečňování operace mohou vyskytnout;
-
předběžná řídicí kontrola po vzniku nároku, tedy schvalování faktur vydaných, ale i žádostí o platbu či typicky souhlas s hotovostním či bezhotovostním příjmem.
Uvědomme si, že pokud finanční nebo majetková operace neproběhne v souladu s právními předpisy a nejsou splněna všechna kritéria 3E, je operace označena jako nesprávná, což může mít pro organizaci velmi významné důsledky od porušení rozpočtové kázně až po neprůkaznou účetní závěrku.
Hlavní cíle finanční kontroly a tajuplné 3E
Paragraf 4 zákona č. 320/2001 Sb. hovoří o tom, že hlavním cílem finanční kontroly je dodržovat právní předpisy při hospodaření s veřejnými prostředky, zajistit ochranu veřejných prostředků a včasné a spolehlivé informování vedoucích orgánů veřejné správy o nakládání s veřejnými prostředky a zajistit hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy.
Kvůli subjektivnímu hodnocení bohužel často pokládáme principy hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti (3E) za formální. V praxi se organizace veřejné správy velmi často zaměřují výhradně na splnění kritéria hospodárnosti, tj. nejnižší ceny, a ostatní kritéria jsou mnohdy opomíjena. Takové pojetí můžeme směle označit za nesouladné se zákonem a v některých případech také za protiprávní.
Vysvětleme si tedy, co se magickým zaklínadlem 3E skutečně míní:
-
účelnost - „dělání správných věcí“; zde je nutné si při hodnocení klást otázky typu: „Není tento nákup zbytečný?“, „Skutečně potřebujeme tyto židle?“;
-
hospodárnost - „dělání věcí levně“; v praxi se snažíme, aby cena nakupovaného zboží byla co nejnižší, avšak korektní výklad tohoto principu hovoří o tom, že máme hodnotit právě výhodnost ceny oproti přiměřené kvalitě;
-
efektivnost - „dělání věcí správnou cestou“; při schvalování se tedy zaměřte na to, zda dosáhnete maximálního užitku a přínosu při daných nákladech.
Vysvětlení principů 3E v praxi veřejného nakupování lze velmi lidsky nastudovat v Metodice veřejného nakupování: Naplňování principů 3E v praxi veřejného zadávání Centrální harmonizační jednotky Ministerstva financí ČR ze dne 7. 7. 2016.
Neopomíjejme tyto zásady v praxi, vždyť plnění hlavních cílů zákona o finanční kontrole napomůže k tomu, aby byly veřejné finance lépe spravovány pro společný užitek nás všech.