Finanční kontrola, 3. část

Z praxe lze usuzovat, že výkon finanční kontroly není v organizacích veřejné správy, tedy ani ve školských zařízeních vždy stoprocentně zajištěn, jak požaduje zákon, tj. ani ve smyslu schvalování majetkových a finančních operací, ani ve smyslu efektivity procesů. Je zjevné, že výkon finanční kontroly nelze dokonale prověřit, neboť jako takový většinou nepodléhá kontrole, a když už podlehne, do školy přijde auditor, který se zaměřuje na vzorek operací za dva uplynulé roky.

Interní audit je jedním z mála oddělení, která mají příležitost vidět VŘKS jako celek. Má tedy unikátní možnost identifikovat, jak dovést VŘKS k jeho optimalizaci.

Interní audit hodnotí adekvátnost a účinnost řídicích a kontrolních mechanismů týkajících se řízení a správy školy, procesů ve škole, ale i informačních systémů.

Interní audit se dle § 30 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, vykonává v orgánu veřejné správy, a tedy ve školském zařízení v souladu se střednědobým plánem a ročním plánem auditů dle priorit a potřeb. Častokrát tedy dojde k tomu, že školské zařízení menšího rozsahu podlehne kontrole velmi zřídka. Jak má potom interní auditor přistupovat ke kontrole ex post, jak zkontrolovat kvantum objednávek a jak zajistit kvalifikovaný vzorek a efektivní kontrolu?

Michael Peppers, prezident Mezinárodního institutu interních auditorů, veřejně vypovídá o tom, že interní audit je založen na kvalitě dat. Právě zde se nachází úskalí efektivnosti kontrol. 71 % organizací ve světě chybí datové základny (Pulse of IA, 2017). Michael Peppers radí interním auditorům: "Jděte s dobou a myslete na to, že informační technologie budou mít velký dopad na výkon interního auditu!"

I----------------------------------------------------------------------------I 
I Interní audit je založen na kvalitě dat.                                   I 
I----------------------------------------------------------------------------I 

Přemýšlíte nad tím, jak budete poskytovat auditorovi kvalitní data pro kontrolu výkonu finanční kontroly jednou za rok? Jak jít s dobou v konzervativním veřejném sektoru? K tomu může přispět námi doporučovaný průběžný monitoring a controlling - zajištění kontroly v reálném čase a navíc z pohodlí kanceláře. V něm leží budoucnost nejen výkonu finanční kontroly, ale i interního auditu. Informační technologie a zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, a nařízení eIDAS č. 910/2014 o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce umožnují výkon finanční kontroly elektronicky, tedy bez propisky, bez košilky a bez obíhání kanceláří a čekání na ředitele, než přijede z dovolené - ten totiž může schvalovat doklady pohodlně z mobilu. Operace mohou být tedy zajištěny softwarově s tím, že musejí zajistit naplňování legislativních požadavků. Za výhodnou považujeme i skutečnost, že tyto nástroje rovněž dokážou automatizovat a zefektivnit pracovní postupy a archivovat doklady, včetně auditní stopy. Proto se internímu auditorovi pod rukama mohou denně tvořit reporty například o tom, kolik dokladů bylo schváleno po splatnosti, kde byla porušena chronologie řídicí kontroly a další.

Interní audit má tedy možnost získávat relevantní data a kvalitní informace, na základě kterých lze identifikovat nejslabší místa ve výkonu řídicí kontroly a na ta se případně při samotném výkonu auditu na místě zaměřit. Sníží se tak jak administrativní, tak časová náročnost výkonu auditu, výkon se však hlavně výrazně zkvalitní.

Obrázek níže celý proces znázorňuje graficky. Školské zařízení se řídí mnoha legislativními požadavky, které prostřednictvím denních úkonů musí naplňovat. V souvislosti s procesy, které škola vykonává, mohou vznikat rizika, která má interní audit za úkol nejen identifikovat, ale i doporučit nápravná opatření. Tyto procesy lze průběžně monitorovat, vyhodnocovat kritická místa z pohodlí kanceláře a právě nad nimi vykonat audit na místě. Z efektivního výkonu interního auditu na místě poté auditor vypracuje auditní či kontrolní zprávu s podkladem kvalitních informací (v tom spočívá budoucnost auditu, založená na kvalitních informacích a datech), které odevzdává zřizovateli, jenž dostává pravidelné ujištění o chodu svých organizací.

Jak se vy budete v budoucnu připravovat na tento typ kontroly na místě - bez šanonů, pouze odevzdáním přenosného USB zařízení, které bude obsahovat auditní stopy o všech vykonaných operacích a výkonu finanční kontroly za uplynulý rok?