Jak správně archivovat dokumenty z datové schránky a vést spisovou službu

V souladu s § 63 odst. 3 archivního zákona vykonávají školy a školská zařízení spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby (eSSL) nebo v listinné podobě.

U škol, které vedou spisovou službu v listinné podobě, je nutné převést dokument doručený datovou schránkou autorizovanou konverzí dokumentu (viz dále) nebo jiným způsobem převedení podle § 69a archivního zákona do dokumentu v analogové (listinné) podobě.

Školy však mohou použít zmíněný „jiný způsob“ ověření, kterým je dle § 69a archivního zákona myšleno ověření platnosti elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického časového razítka, je-li jimi dokument z datové schránky opatřen, a platnost certifikátů, jsou-li na nich založeny. V souvislosti s nařízením eIDAS a zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů, je možné pro toto ověření využít kvalifikované služby ověřování elektronických podpisů a pečetí, u nichž za správnost ověření ručí provozovatel této služby. V České republice takovéto ověřování nabízejí dvě společnosti – Software602 a.s. a První certifikační autorita, a.s.

Škola údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením. Převedený dokument škola opatří otiskem podacího razítka, který vyplní.

Zároveň škola uloží doručený dokument z datové schránky včetně datové zprávy, v níž je obsažen, ve tvaru, ve kterém jí byl doručen, a ode dne doručení.

Autorizovanou konverzí dokumentu se rozumí úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky, které se provádí na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT, provozovaných zejména Českou poštou nebo městskými, obecními a krajskými úřady.

Takto převedený dokument má dle § 22 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením tento výstup vznikl. Autorizovanou konverzi tak lze přirovnat k pořízení ověřené kopie.

Dosud poměrně značnou nevýhodu, zvláště při větším množství převáděných dokumentů, představoval poplatek ve výši 30 Kč za každou (i započatou) stránku. V souvislosti s „povýšením“ datových schránek škol na typ OVM (orgán veřejné moci) budou moci školy pro vlastní potřebu provádět samy tzv. konverzi z moci úřední. Vedle absence poplatku představuje další výhodu tohoto typu konverze rovněž možnost převádět i jiné formáty dokumentu než PDF. Požadováno není ani opatření dokumentu uznávaným elektronickým podpisem, resp. značkou.

Pokud škola vede elektronickou spisovou službu (eSSL), je nutné, aby tuto službu měla propojenou s datovou schránkou. eSSL poté zajišťuje stahování zpráv z datové schránky. S využíváním eSSL je na jednu stranu spojena povinnost evidence zpráv, na druhou stranu se zprávy stažené z datové schránky do eSSL archivují tak, že jsou po vyřízení poslány do elektronické spisovny, která je součástí eSSL.

S ohledem na rozsah spisové služby, kterou školy vykonávají v souladu s § 63 odst. 2 archivního zákona, není bezpodmínečně nutné, aby výše uvedeným způsobem byly uchovávány všechny elektronické dokumenty.

Ve spisové službě se dle archivního zákona evidují pouze dokumenty úředního charakteru, tj. dokumenty doručené/odeslané úřadům, dokumenty správního řízení, stížnosti atp.

Především se změnou typu datové schránky na orgán veřejné moci lze očekávat postupně narůstající objem elektronické komunikace – např. rodiče datovou schránkou doručí omluvenku žáka z vyučování či zašlou dotaz ohledně vybavení na školu v přírodě. Tyto dokumenty je sice určitě dobré uchovat, na rozdíl od dokumentů podléhajících správnímu řízení (typicky přijímací řízení) však není nezbytně nutné je evidovat ve spisové službě nebo autorizovaně konvertovat.