Když je pro vás práce koníčkem, poznáte to na výsledcích

Je to webová aplikace, jejímž úkolem je poskytovat odborné informace převážně pro vedení škol. Někdo se může domnívat, že to jsou jen texty z našich časopisů překlopené do digitální podoby. Ano, název je velmi podobný s jedním naším časopisem. Ale vnitřek je úplně jiný.

Řízení školy online využívá všechny výhody počítačem zobrazeného textu. Je koncipované tak, aby bylo v případě potřeby snadné nají rychlou odpověď na cokoliv. Organizace školy, personalistika, pedagogický proces, bezpečnost, ICT, ekonomika – to jsem jen namátkou vybrala některé „kapitoly“. Těch témat, které obsahuje, je daleko více.

V aplikaci máme krátké výstižné texty doplněné příklady, vzory či formuláři, to jsou tzv. Pracovní situace. Kalendář důležitých událostí zase upozorní na termíny, povinnosti či další aktivity v daném měsíci. A nechybí ani . Vždy platná, aktuální a přehledná. Našim uživatelům dáváme k dispozici znění zákonů, vyhlášek, vládních nařízení přesně tak, jak vyšly ve Sbírce. V rámci předplatného nabízíme i komentáře či judikáty.

Protože to není jen nějaká jednoduchá webová stránka. Na pozadí probíhá řada procesů, které usnadňují vyhledávání, řazení textů či možnost jejich filtrování. Já vždycky říkám, že jakmile někde na stránce běhají malinkatí neviditelní trpaslíčci a něco spravují, můžeme tomu říkat aplikace. A u nás jich běhá opravdu mnoho.

Řízení školy online funguje jako služba poskytující informace více než deset let. Bylo nasnadě ji částečně obnovit, i když jsme to samozřejmě do nějaké míry dělali i v průběhu zmíněných deseti let. A ačkoliv jsme měli pozitivní zpětnou vazbu od zákazníků, chtěli jsme ji celkově vylepšit, od funkcí až po nástroje. K výročí deseti let jsme se rozhodli nadělit si novou grafiku a zdokonalit technickou stránku aplikace. Doba se vyvíjí a my samozřejmě vnímáme moderní trendy.

Na první pohled je to samozřejmě ona zmiňovaná grafika. Já osobně ale považuji za největší rozdíl ten, který na první pohled vidět není. Jedná se o nastavení na pozadí, tedy způsob propojení jednotlivých textů. Ty prošly kromě aktualizací i velkou inventurou a přiřadili jsme jim velké množství parametrů. Ke každému textu je nyní možné se dostat různými způsoby právě díky složitému systému bodů. Pokud někdo vyhledává fulltextově určitý výraz, systém mu nabídne lepší výsledky a po rozkliknutí konkrétního článku vybere i další související dokumenty, nastavení je opravdu sofistikované.

Další přidanou hodnotou je možnost obsah filtrovat a personalizovat výsledky vyhledávání. Za tím je obrovské množství práce řady odborníků. Skoro to může vypadat, že to tam za nás dělá vyspělá umělá inteligence, ale tu opravdu nemáme.

Pokud bych měla vybrat jednu jedinou, byla by to část nazvaná „Můj šanon“. Uživatel ji může nebo nemusí využít, ale pokud ji využije, usnadní mu práci. Zlepšení a zjednodušení vidím v tom, že si lze nastavit a filtrovat pro daného člověka témata, autory, klíčová slova apod. Pokud si je navolí a v aplikaci se objeví nový článek z dané oblasti, přijde mu e-mail s upozorněním. Například u legislativy je určitě žádoucí být neustále v obraze, ale využít to lze, věřím, i kdekoliv jinde. K jednotlivým textům si můžete vytvářet poznámky, aplikace intuitivně do šanonu vybírá i další související texty a je už jen na uživateli, zda se rozhodne je číst a dále s nimi pracovat – sdílet, tisknout… Protože jsme hodně testovali, jakým způsobem ředitelé, vedení škol i učitelé pracují s informacemi (od nás či od zřizovatele), snažili jsme se aplikaci přizpůsobit tak, aby na jednom místě našli vše potřebné a s texty se jim pracovalo co nejkomfortněji.

Přesný počet nevím, ale řádově se určitě jedná o vyšší stovky zodpovězených dotazů. A databáze každým dnem narůstá. Uživatel s dotazy může pracovat na dvou různých úrovních. Buď si může přečíst odpovědi na otázky už zodpovězené, nebo položit otázku sám za sebe a my mu zajistíme odpověď fundovaného odborníka, ať už se jedná o právníka, dětského psychologa apod. Velkou novinkou je tzv. protnutí klíčových slov. To znamená, že pokud tazatel napíše nějaké slovo či slovní spojení, na nějž se v minulosti už odpovídalo, aplikace mu stávající odpovědi nabídne. Čím blíže bude tazatel specifikovat svou otázku, tím konkrétnější nabídku zodpovězených otázek získá. V případě, že nenajde stejný či podobný dotaz, může samozřejmě vznést nový. A my mu na něj zajistíme odpověď.

Ze zkušenosti víme, že někteří zákazníci se o poradnu zajímají kontinuálně, rádi si čtou všechny dotazy a odpovědi, novinkou je, že si takoví zájemci mohou navolit personalizované na veškerý obsah poradny.

Samozřejmě jsme přemýšleli, jak novou podobu uživatelům představit a přiblížit. Neustále rozpracováváme systém nápovědy, kde si lze přečíst, jak pracovat s nastavením, jak aplikaci celkově využívat; představujeme veškeré možnosti. Připravili jsme i výstižné videomanuály, ty názorně a srozumitelně představují dílčí funkce. Snažili jsme se jednotlivá témata zpracovat z různých úhlů pohledu, pokud někdo potřebuje rychlou odpověď, tak aby ji dohledal co nejjednodušeji. Pracovní situace jsou například doplněny množstvím vzorů formulářů, zároveň jsou v aplikaci uvedeny i komentáře k zákonům a právním předpisům a samozřejmě i zákony samotné.

Reakce máme a jsme rádi, že ve většině případů hodnotí uživatelé Řízení školy online kladně. Těší mě, že mám zpětnou vazbu i na nastavování funkcí a filtrování textu. Neustále ale testujeme dál, musíme ověřovat, že to, co poskytujeme, uživatelé potřebují a využívají. Práce s webem nikdy nekončí, pořád je co zlepšovat a doplňovat a my rozhodně neusínáme na vavřínech. Je skvělé, když sami uživatelé posílají tipy na další filtry nebo na to, co jim v novém Řízení školy online chybí. Kontaktovat nás mohou kdykoliv, vždy se snažíme jim pomoci, vyjít vstříc.

Přímo na liště na hlavní stránce najdou uživatelé všechny naše časopisy, to znamená chronologicky seřazená veškerá vydání našich osmi periodik. Přístup se samozřejmě liší podle druhu předplatného. Naše redakce ale pravidelně otevírá vybrané články všem čtenářům, i těm bez předplatného. Pokud uživatel hledá konkrétní text, je vyhledávání v elektronické podobě časopisů velmi efektivní. Nově je možnost stáhnout článek do PDF souboru, což je bezesporu praktické. Zkrátka vše je na jednom místě.

Jak dlouho se nová aplikace připravovala a co byla největší výzva?

Příprava byla dlouhá, webová aplikace se vyvíjela neustále, vlastně nikdy nebyl tzv. bod nula. Od začátku jsme měli velké množství podkladů. Zhruba před dvěma roky jsme začali impulsy od zákazníků střádat ještě intenzivněji, ať už pomocí hloubkových či menších rozhovorů, nebo dotazníků či šetření. Necelý rok jsme podklady kompletovali a poté vznikl koncept, který se opět důkladně konzultoval a fokusoval. Od ledna 2022 se programovalo, vytvářela se finální podoba, která se nedávno konečně uvedla do praxe.

Nejsložitější bylo zakomponování nejmodernějších funkcí a „vychytávek“. Zároveň jsme ale chtěli představit web uživatelsky přívětivý, jednoduše ovladatelný a praktický.

Vývoj byl zkrátka náročný po všech stránkách, ale když pak člověk vidí výsledky, skvělé funkce, které usnadní práci, tak je to radost a hnací motor.

Protože práce vedení školy či pedagogických pracovníků je nesmírně širokospektrální a rozmanitá a není v moci jednoho každého znát vše. My máme k dispozici početný tým odborníků, a díky tomu se snažíme tomuto širokému záběru sekundovat, informace mít co nejdříve a poskytovat je. Aplikace zajišťuje aktuální texty, témata zpracováváme do mnoha podob (kratší i delší odpovědi v poradně, zákony apod.), vše shromažďujeme na jedno místo a snažíme se především naslouchat a být nápomocni. Našim zákazníkům a vlastně komukoliv, kdo to potřebuje a obrátí se na nás.