Musí mít školy a školská zařízení datovou schránku?

Povinnost elektronické komunikace s ČSSZ od 1. 1. 2013 vyplývá z § 123e zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, z § 162 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, a ze zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů. Na základě výše uvedených ustanovení mají zaměstnavatelé, osoby samostatně výdělečně činné (dále jen OSVČ) a ošetřující lékaři povinnost od 1. 1. 2013 činit podání pouze elektronicky. Z důvodu nepřipravenosti svých klientů umožnila ČSSZ činit podání předepsaných tiskopisů do 31. 12. 2013 též v písemné podobě s tím, že už tato komunikace bude probíhat

V průběhu roku 2013 došlo na základě mnoha jednání k posunutí termínu pro výhradní elektronickou komunikaci s ČSSZ. byl tento termín posunut na 1. 1. 2016,do té doby budou lékaři neschopenky posílat stále v papírové podobě. budou moci v letošním roce podávat Přehled o příjmech a výdajích za rok 2013, oznámení o zahájení činnosti či přihlášky k účasti na důchodovém a nemocenském pojištění také ještě v klasické papírové podobě. Jim povinnost podávat tyto formuláře pouze elektronicky ČSSZ odložila na 1. 1. 2015. V případě zaměstnavatelů bylo na základě monitorovací zprávy mapující jejich připravenost komunikovat s ČSSZ pouze elektronicky zjištěno, že především skupina zaměstnavatelů s malým počtem zaměstnanců není prozatím připravena na povinné zavedení elektronické komunikace. Ze zprávy vyplývá, že jsou patrné velké rozdíly mezi malými zaměstnavateli (do 10 zaměstnanců) a velkými zaměstnavateli.

Malí zaměstnavatelé ČSSZ zpravidla zasílají své dokumenty v listinné podobě, velcí zaměstnavatelé v naprosté většině případů využívají elektronickou komunikaci. Proto byla na konci roku 2013 zveřejněna zpráva, že těm zaměstnavatelům, kteří se nestihli dostatečně připravit na elektronické předávání tiskopisů od 1. 1. 2014, ČSSZ ještě v tomto roce umožní splnit tuto povinnost i prostřednictvím tiskopisů v papírové podobě. Tím jim byla vztahující se na všechny tiskopisy podávané ze zákona zaměstnavateli. Dříve udělené výjimky pro lékaře a osoby samostatně výdělečně činné samozřejmě zůstávají v platnosti.

ČSSZ bude nadále monitorovat vývoj spojený s elektronickým podáním zákonem stanovených formulářů a průběžně vyhodnocovat přechodné období, zda jej povinné subjekty využívají efektivně k přechodu na elektronickou komunikaci.

Jaké podmínky musí školy splnit, aby mohly s ČSSZ komunikovat elektronicky, tzn. využívat tzv. e - Podání? Základním předpokladem je vlastnictví počítače s připojením na internet. Pokud vlastní škola mzdový a/nebo personální software podporující službu e – Podání, může s ČSSZ komunikovat prostřednictvím něj. Pokud tento software nevlastní, lze pro vytvoření a odeslání e- Podání zdarma využít interaktivní formuláře, které jsou volně ke stažení na internetové stránce http://www.cssz.cz/cz/e-podani/interaktivni-formulare.htm. Aby bylo možné v počítači s těmito formuláři, které jsou ve specifickém formátu ZFO, pracovat, je třeba si nejdříve nainstalovat do počítače program Software602 Form Filler, který je volně ke stažení například přímo z internetových stránek výrobce tohoto softwaru:

V případě použití interaktivních formulářů při komunikaci s ČSSZ lze – Podání učinit příslušným tlačítkem v tomto formuláři buď

to znamená, že škola musí mít datovou schránku zřízenou a zpřístupněnou. Povinně ze zákona musí mít datovou schránku orgány veřejné moci (státní orgány, orgány územních samosprávných celků, státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři), insolvenční správci, advokáti, daňoví poradci, právnické osoby zřízené zákonem, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku. Co se týče škol, tak povinně ze zákona mají datovou schránku zřízenou pouze školy zapsané v obchodním rejstříku. Pokud si chce škola zřídit datovou schránku dobrovolně na žádost, stačí, aby ředitel školy navštívil nejbližší pobočku pracoviště Czech POINT a prokázal se občanským průkazem a jmenovacím dekretem.

je potřeba pořídit si uznávaný elektronický podpis, který je zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném osobním certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb a obsahujícím údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Lze si ho pořídit u jedné ze tří certifikačních autorit:

Pro pořízení výše uvedeného certifikátu je nutná příslušné certifikační autority. Platnost certifikátu je jeden rok a cena se pohybuje v rozpětí 400–500 Kč/rok. Jeho prodloužení je možné učinit elektronicky bez další osobní návštěvy.

Pro elektronickou komunikaci s ČSSZ pomocí elektronického podpisu je třeba si certifikát, na kterém je elektronický podpis pověřené osoby založen, u ČSSZ nejprve zaregistrovat. Ředitel školy může pověřit k elektronické komunikaci s ČSSZ buď svého zaměstnance, nebo třetí osobu (např. externí účetní). V obou případech musí dodat ČSSZ vyplněný tiskopis Oznámení o pověření k zajištění všech úkonů souvisejících s e–Podáním ČSSZ. V případě pověření třetích osob je navíc nutné doložit

Registraci osoby je možné uskutečnit bez osobní návštěvy správy sociálního zabezpečení za předpokladu, že vyplněný tiskopis, podepsaný platným kvalifikovaným certifikátem ředitele školy, případně jiné oprávněné osoby, bude zaslán elektronicky do e-podatelny příslušné OSSZ nebo datové schránky příslušné OSSZ. V případě zastupujících osob je třeba připojit příslušnou plnou moc. Tiskopis je třeba zaslat správě sociálního zabezpečení, ke které škola věcně a místně přísluší. V případě externího pracovníka (zástupce) je třeba tiskopis zaslat ke správě sociálního zabezpečení, ke které věcně a místně přísluší zaměstnavatel, u kterého pracuje, popř. ke kterému je věcně a místně příslušný jako fyzická osoba (nemusí tedy registraci provádět na každé správě, která je ve vztahu k zaměstnavateli, za kterého je vedeno účetnictví, místně příslušná).

V případě osobní návštěvy se pracovník školy dostaví na příslušnou správu sociálního zabezpečení, ke které škola věcně a místně přísluší. Externí pracovník (zástupce) se dostaví na správu sociálního zabezpečení, ke které věcně a místně přísluší zaměstnavatel, u kterého pracuje, popř. ke kterému je věcně a místně příslušný jako fyzická osoba (nemusí tedy registraci provádět na každé správě, která je ve vztahu k zaměstnavateli, za kterého je vedeno účetnictví, místně příslušná).

V prosinci 2013 byl spuštěn ePortál ČSSZ, který má zajistit rychlejší a flexibilnější veřejné služby poskytované klientům elektronickou cestou. Bylo vytvořeno bezpečné a unifikované informační a komunikační rozhraní pro styk s klienty. Vybrané služby a informace, které si opatří elektronicky prostřednictvím ePortálu ČSSZ, byly dosud dostupné jen při osobním kontaktu s pracovníky úřadu nebo korespondenčně. Nahlédnout na údaje o důchodovém či nemocenském pojištění evidované v ČSSZ, online vyplnit a podat některé typy žádostí mohou (pojištěnci, důchodci) nebo subjekty oprávněné vyžadovat od ČSSZ informace. ePortál ČSSZ je určen prakticky pro všechny občany, kteří chtějí zjistit, jaké údaje o nich samých ČSSZ eviduje, popřípadě získat konkrétní výpis nebo podat žádost. Prostředí, ve kterém se elektronická komunikace odehrává, je chráněno bezpečnostními prvky a vstup k osobním či jiným informacím je umožněn jen na základě přísně ověřeného oprávnění.

Z výše uvedeného vyplývá, že povinná elektronická komunikace s ČSSZ školám nastane od 1. 1. 2015.Zda k ní využijí datovou schránku nebo e-mailovou komunikaci za použití uznávaného elektronického podpisu, je jejich volba. Rozhodně to neznamená, že si všechny školy musí zřizovat datovou schránku (pokud ji již nemají zřízenou ze zákona). Je třeba si ale uvědomit, že její zřízení a používání směrem k úřadům je na rozdíl od pořízení elektronického podpisu zcela zdarma. Nehledě na to, že zavedení povinné elektronické komunikace s ČSSZ je prvním krokem k tomu, že začnou tento způsob komunikace využívat další instituce, což vyplývá v České republice.

V příštím čísle časopisu Řízení školy rozebereme postup zřízení datové schránky na žádost, nastavení jejích funkcionalit a komunikaci s úřady jejím prostřednictvím.