V prvních dvou dílech seriálu jsme se věnovali zákonu o registru smluv spíše v teoretické rovině. Vydefinovali jsme, kdo je povinen uveřejňovat, co má být uveřejněno, dokdy je třeba dokumenty uveřejnit, a následky a odpovědnosti v případě neuveřejnění či nesprávného uveřejnění. Poslední věcí, o které jsme se zmiňovali, byla fakta o metodice vydané Ministerstvem vnitra ČR a o Informačním systému registru smluv (ISRS). Tentokrát se zaměříme na nejčastější chyby, se kterými se v rámci monitoringu denně setkáváme. A jelikož by bylo bezpředmětné pouze na ně poukazovat, ukážeme si, jak tyto chyby vznikají, jak je řešit a jak chybovosti předcházet.
Neriskujte - bez řádné registrace mohou být vaše smlouvy neplatné
Mgr.
Miloslav
Kvapil,
certifikovaný interní
auditor
- expert, ředitel společnosti DYNATECH, s. r. o.Bc.
Viktor
Hřebačka,
obchodní zástupce společnosti DYNATECH, s. r. o.
Nejčastější chyby při uveřejňování
S největší mírou chybovosti se zpravidla potýkají menší příspěvkové organizace. Častou příčinou tohoto stavu je nedostatečné proškolení či metodická podpora ze strany zřizovatele, ale také určitá laxnost některých ředitelů příspěvkových organizací, kteří se nesprávně domnívají, že "registr smluv není zase takový problém", a proto se jím nehodlají důkladněji zabývat.
V současné době je ve veřejné správě v České republice okolo 19 000 smluv, které jsou v přímém rozporu se zákonem, a to počítáme pouze algoritmicky zjistitelné chyby. Těmi jsou například:
a)
strojová nečitelnost přílohy (aktuálně cca 13 000 smluv),
b)
uveřejnění smlouvy tři měsíce po jejím uzavření (aktuálně cca 5 000 smluv),
c)
stejné strany smlouvy (aktuálně cca 2 500 smluv).
Ano, součet nedává 19 000, to je však způsobeno skutečností, že některé smlouvy obsahují více než jedno porušení zákona. Více znepokojující však je, že z těchto 19 000 smluv je již 16 000 smluv oficiálně neplatných, tj. termín tří měsíců na jejich opravu již uplynul. Mezi ně však nejsou započítány rizikové smlouvy, které není možné jednoznačně algoritmicky označit za nesprávně uveřejněné, jimiž jsou například smlouvy s nulovou hodnotou.
Strojová nečitelnost přílohy smlouvy
Strojovou čitelnost jako kritérium smlouvy či přílohy smlouvy jasně stanovuje zákon o registru smluv v § 5 odst. 1: Uveřejněním smlouvy prostřednictvím registru smluv se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu (...).
Mnozí uveřejňovatelé si nedohledají úplný význam této věty a spokojí se s elektronickým obrazem smlouvy, což je ve své podstatě pouhý "obrázek". Zcela jasné vysvětlení lze nalézt v metodice Ministerstva vnitra ČR, kde je napsáno: "Požadavek strojově čitelného formátu je splněn, jsou-li data ve formátu, který je strukturován takovým způsobem, že pomocí programové aplikace z nich lze získat žádané údaje. Požadavek splní jakýkoli počítačový formát, který obsahuje textový obsah smlouvy, tedy nikoli naskenovaný obrázek smlouvy." Jinými slovy, pokud je dokument formátu PDF vytvořen z některého textového editoru, mělo by být vše v pořádku.
Pokud ovšem potřebujete vložit smlouvu, která je již v papírové podobě, je nutné ji naskenovat na zařízení, které má technologii OCR (optické rozpoznávání znaků). Základní kontrolou strojové nečitelnosti při uveřejňování smluv je v daném dokumentu použít klávesovou zkratku CTRL + A, která má za úkol označit veškerý obsah. Následným krokem je vložení zkopírovaného obsahu do textového editoru. Pokud se zkopíruje veškerý text, je smlouva v otevřeném a strojově čitelném formátu.
Stejné strany smlouvy
Další velice časté porušení zákona vyplývá z určení smluvních stran. Subjekty zpravidla správně vyplní položku "Publikující strana", kterou jsou ony samy, ovšem když uveřejňovatel vidí pole "Smluvní strana", napíše opět identifikační údaje sám sebe. Takto uveřejněná smlouva je ovšem v přímém rozporu se zákonem o registru smluv - smlouvu totiž subjekt prakticky uzavřel sám se sebou. Proto je nutné nenechat se zmást názvoslovím a jako smluvní stranu zadat pouze stranu nebo strany, se kterými smlouvu uzavíráme.
Nulová hodnota smlouvy
Poslední riziko, které budeme popisovat, je nulová cena smlouvy. S tímto rizikem se pojí hned dvě časté chyby.
První z nich je neuvedení ceny z důvodu, že si uveřejňovatel myslí, že předmět cenu nemá. Toto tvrzení je v 95 % snadno vyvratitelné, protože zákon o registru smluv v § 3 odst. 2 písm. i) jasně říká, že se uveřejňují smlouvy s hodnotou nad 50 000 Kč. Cena stanovena být nemusí, ale hodnotu má většina smluv a ta se dá zjistit buď přímo, např. jednotkovou formou (např. cena kurzu plavání pro jedno dítě je 1 000 Kč a kurz navštěvuje 60 dětí a více), nebo odhadem (historické hodnoty, opakující se plnění atd.). Všechny tyto případy jsou výstižně popsány v metodice vydané Ministerstvem vnitra ČR (s. 34-35).
Druhou častou chybou je neurčení hodnoty z toho důvodu, že se uveřejňovatel obává či mu je řečeno, že uveřejněním hodnoty se dopouští porušení obchodního tajemství vůči smluvní straně. Tuto obavu vyvrací § 9 odst. 2 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, který říká:
Při poskytování informace, která se týká používání veřejných prostředků, se nepovažuje poskytnutí informace o rozsahu a příjemci těchto prostředků za porušení obchodního tajemství.
Jak vzniklé chyby odhalit a jak jim předcházet
Již v prvním dílu seriálu jsme se zmiňovali, že ani Informační systém registru smluv, ani Ministerstvo vnitra ČR neodpovídá za správnost uveřejněných smluv. Proto je na každém subjektu, aby si smlouvy samostatně kontroloval. Jelikož je zákonem stanovena tříměsíční lhůta, než se smlouva stane neplatnou, na opravu chyb je poměrně dost času. Na druhou stranu si můžete sami odpovědět na tyto otázky:
-
Provádí vaše oddělení interního auditu kontrolu smluv ve vašem městě či ve vaší obci nejvýše jednou za tři měsíce? (Z praxe víme, že tomu tak nebývá!)
-
Máte ve své příspěvkové organizaci osobu pověřenou pravidelnou kontrolou uveřejněných smluv? (Opět to v praxi zdaleka nebývá pravidlem.)
Všem výše uvedeným rizikům se dá předcházet za pomoci jednoduchých a cenově dostupných informačních systémů, které za vás budou smlouvy průběžně monitorovat, a to jak vámi uveřejněné, tak i ve kterých vystupujete jako protistrana. Na základě výstupů lze provádět procesní opatření, která povedou k lepším výsledků při uveřejňování smluv. Takové principy se běžně používají v interním auditu, kde jsou tyto procesy pojmenovány jako průběžný monitoring a auditing.
Tímto bychom rádi ukončili seriál o registru smluv a popřáli vám mnoho zdaru při uveřejňování vašich dokumentů. V případě nejasností ohledně problematiky registru smluv se na nás neváhejte obrátit, a to buď e-mailem (hrebacka@dynatech.cz), či telefonicky (+420 608 828 812). Společnost DYNATECH, s. r. o., také vyvinula elektronický nástroj, který automaticky kontroluje správnost uveřejňovaných či již uveřejněných smluv. Dále pořádáme každé dva měsíce odborný seminář k problematice registru smluv nebo můžete využít e-learning. Bližší informace naleznete na webu www.dynatech.cz.