Pátou fází životního cyklu dokumentu je jeho odesílání ze školy. Stejně jako jsou dokumenty do školy přijímány různými způsoby, tak jsou i těmito způsoby ze školy odesílány. Odeslaný dokument musí splňovat určité náležitosti, které se odvíjí od jeho způsobu odeslání.
Odesílání dokumentů ze školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ ZE ŠKOLY
Doručený dokument úřední povahy, který vyřídí příslušný pracovník školy, nebo nově vytvořený dokument (vlastní dokument) se vrací zpět pracovníkovi pověřenému vedením základní evidenční pomůcky (podací deník, elektronická spisová služba) k odeslání ze školy. Vyřízení doručeného dokumentu není evidováno v základní evidenční pomůcce samostatně, ale je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím, tzn.,
na doručený dokument se odpovídá pod stejným číslem jednacím.
Místem k odesílání dokumentů v analogové nebo digitální podobě je ve škole většinou sekretariát nebo kancelář školy, tzv.
výpravna, která je součástí podatelny. Výpravna je
místo, kde se
odesílaný dokument v analogové podobě opatřuje náležitostmi k jeho odeslání.
Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a odpověď na doručený dokument úřední povahy určené k odeslání obsahují
záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, jedná se o tzv.
hlavičkový papír, který musí splňovat předepsané náležitosti.
Dále jsou tyto dokumenty podepsány oprávněnými osobami a opatřeny příslušným razítkem školy.
Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku. Kulaté razítko se státním znakem se užívá na zadní straně vysvědčení a na rozhodnutí školy. Dokumenty jsou ze školy odesílány různými způsoby –
poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou apod. V základní evidenční pomůcce se zaznamená datum odeslání dokumentu, v podacím deníku je tento údaj většinou zaznamenán ve sloupci Odesláno. Do vlastních rukou adresáta odesílá škola dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy (např. správní řád).
Doklad stvrzující, že byl dokument doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána
, včetně dne, kdy se tak stalo (tzv. doručenka), se
po vrácení škole připojí k příslušnému spisu.
ZÁVĚR
Ze školy jsou dokumenty odesílány různými způsoby – poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou apod.Místem k odesílání dokumentů v analogové nebo digitální podobě je ve škole většinou sekretariát nebo kancelář školy, tzv. výpravna, která je součástí podatelny. Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a odpověď na doručený dokument úřední povahy určené k odeslání obsahují záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, jedná se o tzv. hlavičkový papír, který musí splňovat předepsané náležitosti. Dále jsou tyto dokumenty podepsány oprávněnými osobami a opatřenými příslušným razítkem školy.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat šestou fází životního cyklu dokumentu –
UKLÁDÁNÍ
dokumentů ve škole a jejich
ARCHIVACE.
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.