Opisy a stejnopisy vysvědčení

Z výše uvedeného vyplývá, že škola vydává dva typy dokumentů. Jedním z nich je opis a druhým stejnopis. Mezi těmito listinami je třeba rozlišovat. Opis je listina stejného obsahu jako prvopis. Nebude-li tato listina nijak autentizována, bude se jednat o prostou kopii. Jinak řečeno, opis dokladu o vzdělání je jeho kopií, kterou vydává právnická osoba vykonávající činnost školy, která vydala originál (prvopis) tohoto dokladu. Shoda kopie s originálem je potvrzena podpisem oprávněné osoby a razítkem. Stejnopis je jedno ze shodných vyhotovení originálu (prvopisu).

Podrobná pravidla pro vydávání opisů a stejnopisů dokladů o vzdělání stanoví § 4 vyhlášky č. 3/2015 Sb., o některých dokladech o vzdělání, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „vyhláška“). Z tohoto ustanovení vyplývá, že opis vysvědčení, výučního listu a diplomu o absolutoriu je možné vydat pouze na žádost, a to na žádost osoby, které byl vydán originál, nebo jejímu zákonnému zástupci. Podle § 183 odst. 7 školského zákona je zákonným zástupcem pro účely tohoto zákona osoba, která je v souladu se zákonem nebo rozhodnutím soudu oprávněna jednat za dítě nebo nezletilého žáka.

Zákonný zástupce zastupuje nezletilého nebo jinou osobu, která není svéprávná v plném rozsahu. Jsou jimi zejména rodiče nezletilého za podmínky, že jsou svéprávní a jsou v plném rozsahu nositeli rodičovské odpovědnosti. Pokud došlo k osvojení, pak rodičovská práva a povinnosti přecházejí na osvojitele. V případě, že rodiče zemřeli, byli zbaveni rodičovské zodpovědnosti, její výkon byl pozastaven nebo nemají plnou způsobilost k právním úkonům, je zákonným zástupcem dítěte ustanovený poručník. Pěstouni nejsou zákonnými zástupci dítěte, rozhodují pouze o jeho běžných záležitostech.

Jak již bylo uvedeno výše, opis je ve své podstatě kopie originálu. Pro jeho vytvoření je tedy třeba předložit originál listiny. Její kopie je následně opatřena doložkou „Tento opis doslovně souhlasí s prvopisem“ spolu s otiskem úředního razítka právnické osoby vykonávající činnost školy (dále jen „razítko“), jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem osoby, která opis vystavila, a datem vydání opisu. V případě, že je prvopis tvořen více samostatnými listy, uvedou se tyto náležitosti na každém listu.²

V případě, že právnická osoba vykonávající činnost školy vydá opis, je o tomto kroku nutné učinit zápis v příslušné dokumentaci školy.

Stejnopis je také vydáván osobě, jíž byl vydán prvopis, nebo jejímu zákonnému zástupci, a to pouze na žádost. Stejnopis je vydáván na příslušném tiskopisu, který byl platný v době vydání prvopisu. V případě, že již tento tiskopis není k dispozici, vyhotoví se stejnopis na jiném vhodném tiskopisu. I tento krok musí být zaznamenán do dokumentace školy.

Vzhledem k tomu, že školy uchovávají dokumentaci po dobu 45 let, pravděpodobně dojde časem k situaci, kdy stejnopis nemohou podepsat osoby, které podepsaly prvopis. V takovém případě jsou na stejnopis uvedena jejich jména s dovětkem „v.r.“.

Pokud nelze opatřit otisk razítka použitý na prvopisu, uvede se na stejnopisu namísto tohoto otisku zkratka „L. S.“. Na stejnopis se připojí doložka: „Tento stejnopis souhlasí s prvopisem“. K doložce se uvedou tyto náležitosti: jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis ředitele školy a název právnické osoby, která stejnopis vydala, otisk razítka a datum vyhotovení stejnopisu.

V případě, že se stejnopis vyhotovuje na více samostatných listech, opatří se doložkou a náležitostmi každý list stejnopisu.³ V případě, že škola, která vydala prvopis, zanikla, měla by být příslušná dokumentace uložena v nástupnické škole, která také bude stejnopisy vydávat. Není-li určena nástupnická škola, vydá stejnopis jiná škola poskytující vzdělávání v tomtéž nebo podobném oboru vzdělání, pokud jí žadatel o vystavení stejnopisu vysvědčení předloží kopie dokladů, na jejichž základě lze stejnopis vydat, pořízené podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, nebo ověřené podle zákona č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů.

Za vydání opisu či stejnopisu lze požadovat úhradu vynaložených nákladů spojených s vydáním listin. Tato úhrada je příjmem právnické osoby vykonávající činnost školy. Stanovení výše úhrady je v kompetenci ředitele školy, nicméně tato pravomoc není bezbřehá. Školský zákon stanoví horní hranici možné úhrady, když uvádí, že za vystavení tohoto stejnopisu či opisu lze požadovat úhradu vynaložených nákladů, jejíž výše nesmí překročit 100 Kč.