V předchozích číslech tohoto časopisu jsem vysvětlila první dvu fáze životního cyklu dokumentu – jeho příjem a evidenci. Objasnila jsem samotný pojem dokument, jeho druhy a formy. Dále jakým způsobem se ve škole dokumenty přijímají, jak vznikají a jak se evidují. Upozornila jsem na druhy dokumentů, které se evidují specifickým způsobem, příp. vůbec. V dnešním článku vysvětlím třetí fázi životního cyklu dokumentu, jeho rozdělování a oběh.
Rozdělování a oběh dokumentů ve škole
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
ROZDĚLOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Dokumenty jsou do školy doručovány různým způsobem – poštou, e-mailem, datovou schránkou, faxem, osobně. Evidenci a následné
rozdělování doručených dokumentů provádí „podatelna“
podle spisového řádu, ve kterém musí být jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu specifikovány dle podmínek dané školy.Podatelna
je místo, kde se přijímá pošta doručená z venku a odkud zároveň směrem ven odchází, ať už poštou, e-mailem nebo datovou schránkou. Ve škole je takovým místem
sekretariát nebo kancelář školy.
Zaevidovaný dokument se předává osobě určené k jeho vyřízení.
Každý dokument má jednoznačně určeného aktuálního vlastníka (příjemce).
Způsob předávání dokumentů, včetně potvrzení jejich převzetí, stanoví
spisový řád školy. Jméno zpracovatele dokumentu se zapíše do podacího deníku.
Každá změna vlastníka dokumentu
(přidělení, předání, převzetí, odmítnutí)
musí být přesně zaznamenána.
OBĚH DOKUMENTŮ
Škola zajistí oběh dokumentůzpůsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
Škola je povinna sledovat proces oběhu dokumentu, tj. především jeho případné předávání a přebírání mezi osobami určenými k jeho vyřízení. Důvodem je nutnost být v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informován o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá a kdo je určen k jeho vyřizování. Tyto údaje se zaznamenávají v evidenci dokumentů vedené v analogové podobě (podací deník) ve sloupci
„Vyřizuje“.
Elektronický systém spisové služby sloužící k vedení evidence dokumentů v digitální podobě musí mít část nazvanou většinou
„Záznam o historii“
, příp.
„Historie dokumentu“
apod.Tzv.
tok dokumentů přes školu a přidělení vlastníka, příp. zpracovatele,
je v souladu s organizační strukturou školy. Jakmile jsou všechny záznamy uzavřeny a ukončeny, dochází k vyřízení celého spisu, za které je zodpovědný tzv.
zpracovatel.
Spisová služba umožňuje průběžné sledování, kontrolu jednotlivých dílčích úkolů nad záznamy a vyřízení spisu.
ZÁVĚR
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole musí být neprodleně zaevidovány v základní evidenční pomůcce a dále rozděleny a předány příslušné osobě k vyřízení. Povinností školy je sledovat proces oběhu dokumentu, tj. především jeho případné předávání a přebírání mezi osobami určenými k jeho vyřízení. Důvodem je nutnost být v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informován o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá a kdo je určen k jeho vyřizování.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat čtvrtou fází životního cyklu dokumentu –
vyřízení a uzavření dokumentů ve škole.
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.