Skartační řízení a vyřazování dokumentů, 8. část

Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost školy, a úřední razítka vyřazená z evidence buď z důvodu jejich opotřebení, nebo změny údajů na nich uvedených. Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá ředitel školy. Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, ale může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud škola dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.

Škola sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení, uspořádaných podle spisových znaků. Odděleně uvede dokumenty se skartačním znakem „A“ a dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ škola posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. Skartační řízení se provádí na základě a k provedení výběru archiválií. V případě listinné podoby se skartační návrh posílá ve dvojím vyhotovení.

K provedení skartačního řízení jmenuje ředitel školy skartační komisi, která je zpravidla tříčlenná.Na základě skartačního řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení, který obsahuje soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, zařazení archiválie do příslušné kategorie, určení, kde bude archiválie uložena, a soupis dokumentů, které lze zničit. Škola předá příslušnému archivu dokumenty, popř. úřední razítka, vybrané jako archiválie k trvalému uložení. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“, popř. úředních razítek, škola zabezpečí jejich zničení, tzn. jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.

Do 30. 6. 2012 se dokumenty v digitální podobě určené ke skartačnímu řízení převádějí po uzavření spisu do analogové (listinné) podoby, tzn. dokumenty úřední povahy doručené do školy prostřednictvím datové schránky nebo e-mailem se tisknou a evidují v základní evidenční pomůcce (podacím deníku/elektronické spisové službě).

Archiv hlavního města Prahy (2 pracoviště):

Státní oblastní archiv v Praze se dělí na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:

Zemský archiv v Opavě dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:

Státní oblastní archiv v Zámrsku dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:

Státní oblastní archiv v Litoměřicích dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:

Státní oblastní archiv v Plzni dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:

Moravský zemský archiv v Brně dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:

Státní oblastní archiv v Třeboni dělí se na vnitřní organizační jednotky = státní okresní archivy:

Znovu si dovolím připomenout důležitou informaci z minulého čísla tohoto časopisu, že se při zrušení nebo sloučení školyprovádí tzv. spisová rozluka. Její součástí je vždy skartační řízení, kdy se vyřadí dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty. Ostatní dokumenty se předávají při sloučení nástupnické škole podle předávacích seznamů, při zrušení školy zřizovateli nebo likvidátorovi. Vyřízené dokumenty, kterým ještě neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy, resp. zřizovatele nebo likvidátora. Postup při provádění spisové rozluky musí být popsán ve spisovém řádu školy.

Kontrolu v oblasti péče o dokumenty a spisové služby provádí archivy podle své územní působnosti. Kontrola je vykonávána

Pokud škola nevykonává spisovou službu podle archivního zákona, nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán, anebo neoznačuje dokumenty podle spisového řádu a spisového a skartačního plánu spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami, nebo nedodrží podmínky pro ukládání dokumentů ve spisovně, může jí být uložena

V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat