Žádná moderní škola se dnes neobejde bez intuitivního školního informačního systému (ŠIS), který je srdcem administrativní a komunikační struktury vzdělávací instituce. Řídí veškeré aspekty školního života – od správy dat studentů přes komunikaci s rodiči až po hodnocení výsledků a správu rozvrhů. Přestože většina škol v České republice dnes používá nějakou formu ŠIS, mnoho z nich stále spoléhá na zastaralé informační systémy běžící na vlastním hardwaru, které byly kdysi považovány za revoluční. S nástupem cloudových technologií se však situace změnila a školy častěji volí cloud. Zjistěte, jaké jsou klíčové rozdíly mezi školními informačními systémy běžícími na vlastním serveru, a těmi v cloudu a proč je čas na změnu.
Školní informační systém na vlastním serveru je minulostí, cloud vítězí
Ing.
Martin
Kohout
Jednatel společnosti Edookit s.r.o.
Historie a fungování starších školních informačních systémů
Když se školní informační systémy poprvé objevily na trhu, byla jejich implementace spojena s nákupem vlastního serveru, který byl fyzicky umístěn ve škole. Tento server spravoval všechny školní databáze a aplikace. Uvedený model, který byl na začátku velmi populární, přinesl školám určitou míru autonomie a jistotu, že všechna data zůstávají pod jejich kontrolou. Avšak s postupem času se začaly objevovat problémy. Servery musely být pravidelně udržovány, bylo potřeba zajišťovat bezpečnost dat, řešit zálohování a správu licencí. Navíc náklady spojené s vlastním serverem a jeho údržbou byly výrazně vyšší, než si ředitelé škol často představovali.
Skryté náklady informačních systémů na vlastní infrastruktuře: Kolik vás to skutečně stojí?
Jedním z největších problémů spojených s ŠIS na vlastní hardwarové infrastruktuře je jejich nákladnost. Na první pohled se může zdát, že pořízení serveru a softwaru je jednorázová investice. Skutečnost je však jiná. Servery vyžadují pravidelnou údržbu, a to nejen fyzickou (čištění, chlazení), ale i softwarovou (aktualizace, zálohování). Tyto úkony často vyžadují specializovanou IT podporu, která stojí školu nemalé peníze. Kromě toho je třeba brát v úvahu náklady na licence, což se může sčítat do tisíců korun ročně. K tomu připočtěme výdaje na záložní servery, ochranu proti kybernetickým útokům a nutnost pravidelné obnovy hardwaru. Když se tyto náklady sečtou, vychází celková suma na provozování zastaralého ŠIS mnohem vyšší, než si mnozí ředitelé škol uvědomují.
*
Nepředvídatelné události a ztráta dat
Jednou z největších hrozeb pro školy, které spoléhají na starší ŠIS, jsou nepředvídatelné události jako jsou požáry nebo havárie v budově. Pokud server není dostatečně chráněn nebo pokud škola nemá záložní kopie dat uložené mimo lokalitu školy, může dojít k nevratné ztrátě všech klíčových informací. To nejenže způsobí chaos v administrativě školy, ale může také ohrozit bezpečnost citlivých osobních údajů studentů a zaměstnanců. Kromě nákladů na opravu nebo náhradu hardwaru se škola tím pádem potýká s dalšími výdaji spojenými s obnovou dat, což může být velmi drahé a v některých případech i nemožné. Takové situace vedou k neplánovaným výdajům, které mohou překročit i původní náklady na pořízení systému.*
Další skryté náklady na údržbu a podporu
Kromě těchto katastrofických scénářů je třeba zohlednit také každodenní náklady na údržbu a správu serveru. Servery vyžadují pravidelnou údržbu, která zahrnuje instalaci bezpečnostních záplat, zálohování dat a monitorování výkonu. Navíc je potřeba mít záložní server, který zajistí kontinuitu provozu v případě výpadku hlavního serveru. Tento záložní server však není využíván naplno, ale přesto musí být pravidelně udržován, což dále zvyšuje celkové náklady.*
Zastaralost a potřeba neustálých aktualizací
Technologie se rychle vyvíjejí a to, co bylo před pár lety považováno za špičkový informační systém, může být dnes již zastaralé. Školy, které používají ŠIS na lokálním serveru, se musí připravit na pravidelné aktualizace hardwaru a softwaru, aby udržely krok s aktuálními technologickými standardy. Tyto aktualizace nejsou levné a mohou se stát výraznou finanční zátěží, zvláště pokud jsou vyžadovány každých několik let.Cloudové školní informační systémy: Budoucnost, která je již tady
Na rozdíl od takzvaných
on-premise
systémů představují cloudové školní informační systémy moderní a efektivní alternativu, která nabízí řadu výhod nejen z hlediska nákladů, ale i z pohledu bezpečnosti a flexibility. Co vlastně znamená „cloudový“ ŠIS? Jednoduše řečeno: je to systém, který běží na vzdálených serverech poskytovatele služeb a je přístupný přes internet odkudkoli a kdykoli. Cloudové řešení eliminuje potřebu vlastního serveru, což snižuje náklady na hardware a jeho údržbu.*
Bezpečnost v cloudu: Zajištění kontinuity a ochrany dat
Jednou z největších předností cloudových ŠIS je jejich bezpečnost a schopnost zajistit kontinuitu provozu i v případě nepředvídatelných událostí. Data v cloudových systémech jsou uložena na vzdálených serverech, které jsou spravovány a monitorovány odborníky na kybernetickou bezpečnost. To znamená, že v případě, že dojde k havárii v budově školy, například k požáru nebo zaplavení, jsou data stále bezpečně uložena v cloudu a dostupná odkudkoli, kde je internetové připojení. Navíc jsou cloudové systémy navrženy tak, aby byly odolné vůči kybernetickým útokům. Poskytovatelé cloudových služeb investují do nejmodernějších bezpečnostních technologií, jako jsou šifrování dat, víceúrovňová autentizace a pravidelné audity bezpečnosti. Díky tomu jsou data škol lépe chráněna před neoprávněným přístupem a ztrátou.*
Snadná obnova dat a nepřetržitý přístup
Další výhodou cloudových systémů je snadná obnova dat v případě problémů. Většina poskytovatelů cloudových služeb nabízí pravidelné automatické zálohování dat, které umožňuje snadnou obnovu. Pokud by došlo k nechtěnému smazání důležitých informací, administrátoři mohou snadno obnovit data z poslední zálohy, aniž by došlo k jakýmkoli významným výpadkům. Flexibilita cloudových systémů také umožňuje nepřetržitý přístup k informacím. Učitelé, administrátoři a rodiče mohou přistupovat k systému kdykoliv a odkudkoliv, což zvyšuje efektivitu a usnadňuje komunikaci.*
Nižší náklady a vyšší efektivita
Náklady na provozování cloudového ŠIS jsou obvykle nižší než u systémů na vlastní infrastruktuře. Školy neplatí za nákup a údržbu vlastního hardwaru, což výrazně snižuje počáteční investice. Místo toho platí za službu, která je flexibilní a škálovatelná, což znamená, že náklady mohou být přizpůsobeny potřebám školy. Tento model umožňuje školám lépe plánovat rozpočet a vyhnout se nečekaným výdajům spojeným s hardwarovými poruchami nebo aktualizacemi. V neposlední řadě je nutné zdůraznit, že cloudové systémy pravidelně získávají aktualizace a nové funkce bez potřeby dalších investic ze strany školy. To znamená, že školy mohou mít vždy přístup k nejnovějším technologiím a funkcím, což zvyšuje celkovou efektivitu a kvalitu vzdělávacího procesu.Výhody cloudových systémů: Proč jsou levnější a efektivnější
Cloudové systémy jako například Edookit přinášejí školám nespočet výhod. Jednou z nich jsou nižší náklady. Škola neplatí za hardware, nemusí zajišťovat vlastní IT personál pro údržbu systému a nemusí se starat o zálohování dat – vše je součástí služby poskytovatele. Náklady na cloudový ŠIS jsou obvykle hrazeny formou měsíčních nebo ročních poplatků, které jsou ve srovnání s hardwarovými systémy výrazně nižší.
Další výhodou cloudových systémů je jejich flexibilita a dostupnost. Učitelé, studenti i rodiče mohou přistupovat k systému odkudkoli, kde je internetové připojení, což usnadňuje práci i komunikaci. Navíc jsou cloudové systémy pravidelně aktualizovány, takže školy mají vždy přístup k nejnovějším funkcím a bezpečnostním opatřením bez nutnosti dalších investic.
Příklad úspěšného přechodu na cloudový ŠIS můžeme najít v mnoha školách, které přešly na systém Edookit. Tento systém integruje všechny potřebné funkce do jednoho celku, od správy známek přes komunikaci s rodiči až po správu rozvrhů a školních aktivit.
Proč by každá škola měla zvážit přechod na cloudový ŠIS?
Přechod na cloudový školní informační systém není jen o modernizaci, ale i o efektivním využívání školních zdrojů. Ředitelé škol, kteří chtějí snížit náklady, zvýšit bezpečnost dat a zjednodušit administrativní procesy, by měli zvážit migraci na cloudové řešení. Cloudové školní informační systémy jsou budoucností vzdělávání. Nabízejí školám nejen technologický pokrok, ale i dlouhodobé finanční úspory. S rostoucími požadavky na správu školních dat a zvyšující se hrozbou kybernetických útoků je investice do moderního, bezpečného a flexibilního systému nejen logická, ale i nezbytná.