Směrnice a dokumenty školy

Ačkoli byl dotaz formulován široce, pokusím se v rámci své odpovědi vymezit základní aspekty povinné dokumentace škol. Současně bych si dovolil doporučit v případě hlubšího zájmu o povinnou dokumentaci škol jeden z titulů našeho nakladatelství uvedený v odkazu Související literatura.

Lze konstatovat, že většinu povinné dokumentace ukládá školám školský zákon. Školy jsou tak povinny například uchovávat rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v ustanovení § 147 školského zákona, dále vést doklady o přijímání dětí, žáků, studentů a uchazečů ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování, sestavovat výroční zprávy o činnosti školy, zprávy o vlastním hodnocení školy nebo vést knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, žáků a studentů. Kromě školského zákona pak povinnou dokumentaci specifickou pro oblast školství upravují i prováděcí vyhlášky MŠMT vydané ke školskému zákonu. Některé povinnosti, které nejsou blíže upraveny prováděcími vyhláškami, tedy nejsou dále rozvedeny, zůstávají z hlediska jejich realizace v pravomoci ředitele školy.

Kromě tzv. školské dokumentace existuje ještě řada dalších dokumentů, které je povinna škola vést. Jedná se o dokumentaci související s řízením školy, s hospodařením školy a účetní evidencí, s personální a mzdovou dokumentací aj. Úpravu povinné dokumentace obsahují právní předpisy z různých právních odvětví, např. správní řád, zákon o účetnictví, zákon o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, zákoník práce, aj.

Zároveň ovšem rozlišujeme i další skupinu dokumentů škol, která není žádným právním předpisem předepsána a je tak na vůli ředitele školy, zda ty které dokumenty bude sestavovat. Většinou se jedná právě o různé interní akty, kterými ředitel školy působí v rámci vnitřního řízení školy. Na základě výše sděleného tak lze říci, že konkrétní výčet není obsažen v jednom konkrétním právním předpisu, protože se při sestavování povinné dokumentace škol vychází z celé řady právních předpisů. Zde bych si dovolil odkázat na Související předpisy.

Ve vztahu ke směrnicím a pokynům ředitele školy bych podotkl, že je zde nutné vždy vycházet přímo z konkrétní oblasti a právních předpisů, které tuto oblast regulují. Například v rámci vedení účetnictví musí škola respektovat zákon o účetnictví, prováděcí vyhlášky vydané k tomuto zákonu i zákoník práce. Dle úpravy obsažené v zákoně o účetnictví musí být vydán ředitelem školy vnitřní předpis, který má regulovat všechny významné účetní dokumenty školy, např. seznam účetních knih, oběh účetních dokladů, účtový rozvrh nebo způsoby oceňování. Ze zákoníku práce pak například vyplývá nutnost ve vnitřním předpise upravit dohody o ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování (tedy podle dřívější terminologie o hmotné odpovědnosti zaměstnanců).

V případě problematiky schvalování dokumentů je nejprve opět nutné znát konkrétní dokument, o který se jedná. Rozlišujeme dokumenty typu výroční zprávy o činnosti školy za školní rok nebo školního řádu, které se ke schválení předkládají. Oba výše uvedené dokumenty schvaluje školská rada. Naproti tomu existují i dokumenty, které schvalovány nejsou a které tedy může ředitel školy vydat bez dalšího. Jedná se například o rozvrh hodin nebo řády učeben. Nicméně v praxi mohou být i dokumenty, které nevyžadují souhlas, podrobovány diskusi se zaměstnanci. Číslování dokumentů vychází ze spisového řádu školy, který lze označit jako vnitřní předpis vydávaný ředitelem školy. Spisovým řádem se rozumí souhrn norem upravujících vedení spisové služby, tedy například zajištění vhodné a jednotné evidence za účelem dosažení přesného a komplexního pohledu na vedenou dokumentaci. Při sestavování spisového řádu se řídíme zejména zákonem o archivnictví a spisové službě. Jak konkrétně by mohlo být číslování dokumentů upraveno? Standardně lze doporučit, aby byly dokumenty zapisovány v numerickochronologickém pořádku, což sjednocuje vedení evidence a pomůže to při případném budoucím vyhledávání toho kterého dokumentu. Současně je nutné zmínit, že některé dokumenty jsou evidovány zvlášť, a to za předpokladu, že tak stanoví právní předpis. Dále rovněž existují dokumenty školy, které se neevidují (prospekty, reklamní letáky,…).

I u seznamování dokumentů platí dříve řečené, že vždy záleží na úpravě obsažené v tom kterém právním předpisu. Pokud bych to měl zobecnit, tak s většinou dokumentů mohou být zaměstnanci seznamováni na pedagogických radách. Zde se například projednává již zmíněný školní řád, výroční zpráva o činnosti školy za předchozí školní rok nebo zpráva z vlastního hodnocení školy. Právě skutečnost, že z jednání pedagogických rad je zákonem stanovena povinnost pořizovat jejich záznamy, nám zajišťuje důkaz, že dané dokumenty byly projednány, tedy že s nimi byli zaměstnanci seznámeni. V případě personálních a mzdových dokumentů se naopak zpravidla užívá individualizované formy seznamování, tj. každý zaměstnanec je individuálně seznámen s příslušným dokumentem, což následně písemně zaměstnavateli potvrdí.