Směrnice k poskytování cestovních náhrad

PhDr. Mgr. Monika Puškinová Ph.D.

Vydáno: 18. 03. 2014

Většina škol a školských zařízení postupuje při poskytování cestovních náhrad podle vlastní směrnice, tradičně aktualizované na začátku kalendářního roku. Hlavním důvodem je nabytí účinnosti nových vyhlášek upravujících výši stravného poskytovaného při pracovních cestách, sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a průměrnou cenu pohonných hmot.

Směrnice k poskytování cestovních náhrad

PhDr. Mgr.

Monika

Puškinová

Ph. D.

specialista na školskou problematiku

Dnem 1. 1. 2014 nabyly účinnosti:

vyhláška č. 435/2013 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad (tato vyhláška zrušuje vyhlášku č. 472/2012 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad),

vyhláška č. 354/2013 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2014 (tato vyhláška zrušuje vyhlášku č. 392/2012 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2013).

Cílem článku je upozornit na

nutnost změnit stávající směrnici

školy a na některé situace, které by měly být i díky směrnici řešeny v souladu s právními předpisy.

Vztah nepovinné směrnice a právních předpisů

Směrnice věnovaná poskytování cestovních náhrad

není povinnou směrnicí

školy nebo školského zařízení.

Škola, která podle této interní směrnice nepostupuje, postupuje v souladu se zákoníkem práce a prováděcími vyhláškami.

Jestliže zaměstnavatel – neveřejná škola nebo školské zařízení – před vysláním zaměstnance na pracovní cestu nesjedná nebo neurčí výši sazby základní náhrady jízdních výdajů, stravné a snížení stravného za každé bezplatné jídlo, pak zaměstnanci přísluší minimální sazba základní náhrady jízdních výdajů (§ 158 odst. 1 zákoníku práce), minimální výše stravného (§ 163 odst. 3 zákoníku práce) a stravné za každé bezplatné jídlo je kráceno maximálně (§ 163 odst. 3 zákoníku práce).

Jestliže zaměstnavatel – veřejná škola nebo školské zařízení – před vysláním zaměstnance na pracovní cestu nesjedná nebo neurčí stravné, pak zaměstnanci přísluší stravné ve výši dolní sazby (§ 176 odst. 5 zákoníku práce). Snížení stravného za každé bezplatně poskytnuté jídlo a sazba základní náhrady jízdních výdajů jsou stanoveny kogentně a nelze se od nich odchýlit (§ 176 odst. 3, § 175 zákoníku práce).

Většinou školy a školská zařízení směrnici k poskytování cestovních náhrad zpracovávají.

Neveřejné školy a školská zařízení v této směrnici mohou zvyšovat sazbu základní náhrady jízdních výdajů a stravné, snížit krácení stravného za každé bezplatné jídlo.

Veřejné školy a školská zařízení mohou pouze stanovit výši stravného v rámci určitého rozpětí.

Pro přehlednost a rychlou orientaci je v následující tabulce uvedeno srovnání položek obsažených ve vyhlášce č. 472/2012 Sb. a ve vyhlášce č. 435/2013 Sb.

Souhlas s vysláním na pracovní cestu

Podle § 42 odst. 1 zákoníku práce

zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním.

V zákoníku práce není uvedena forma dohody. Lze předpokládat, že většina škol a školských zařízení bude volit písemnou formu a uvedená dohoda bude součástí pracovní smlouvy. Není to však jediný možný postup. Lze využít i ústní nebo i konkludentní (zaměstnanec jednoduše vykoná pracovní cestu) formu dohody.

Poskytování cestovních náhrad při pracovní cestě a cestě mimo pravidelné pracoviště

Je stále více škol a školských zařízení, jejichž budovy se nacházejí v různých místech obce nebo v různých obcích. Zejména v tomto případě je nutné si uvědomit, že cestovní náhrady se poskytují jednak

za cestovní výdaje při pracovní cestě, ale i při cestě mimo pravidelné pracoviště.

§ 152 zákoníku práce
Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při

pracovní cestě (§ 42),

cestě mimo pravidelné pracoviště,

...

Pracovní cestou se rozumí

cesta mimo sjednané místo výkonu práce

(§ 42 odst. 1 zákoníku práce). Místo výkonu práce je povinně uvedeno v pracovní smlouvě. Ve jmenovacím dekretu ředitele školy nebo školského zařízení místo výkonu práce obvykle není uvedeno. V tomto případě se dovozuje, že místem výkonu práce jsou všechna pracoviště školy nebo školského zařízení.

pravidelném pracovišti

platí následující:

§ 34a zákoníku práce
Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec.

Pravidelné pracoviště lze pouze sjednat (dohodnout) v pracovní smlouvě, resp. dodatku k pracovní smlouvě. Jinak řečeno – pravidelné pracoviště nelze „paušálně“ určit kolektivní smlouvou nebo jiným předpisem školy nebo školského zařízení. V případě ředitele školy nebo školského zařízení se má za to, že jeho pravidelným pracovištěm je sídlo školy nebo školského zařízení.

Stravné snížené za každé bezplatné jídlo, stravné zaměstnanci nepřísluší

Tzv.

krácení stravného

při poskytnutí bezplatného jídla se týká veřejných (§ 176 odst. 3 a odst. 4 zákoníku práce) i neveřejných škol (§ 163 odst. 2 a odst. 3 zákoníku práce).

Následující příklad krácení stravného se vztahuje na veřejné školy a školská zařízení. Je účelné upozornit, že i když jsou zaměstnanci při pracovní cestě delší než 18 hodin poskytnuta 3 bezplatná jídla, náleží mu stravné.

Stravné a poskytnutí jídla za sníženou úhradu v příspěvkových organizacích zřízených obcí nebo krajem

Školy a školská zařízení, které jsou příspěvkovými organizacemi zřizovanými obcí nebo krajem, v praxi různě řeší kombinaci vyplacení stravného a poskytnutí jídla za sníženou úhradu.

Někdy do směrnice zapracují chybné pravidlo, podle kterého se stravné a poskytnutí jídla za sníženou úhradu vždy vylučuje.

Podmínky vyplacení stravného a poskytnutí jídla za sníženou úhradu jsou však stanoveny v různých právních předpisech

(zákoník práce; vyhláška č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky, v platném znění) a jejich splnění je nutné vyhodnotit vždy samostatně, nezávisle na sobě.

PŘÍKLAD

Zaměstnanec strávil na pracovní cestě 5 hodin a má nárok na poskytnutí cestovních náhrad včetně stravného.

Zaměstnavatel tohoto zaměstnance poskytuje strávníkům jídlo za sníženou úhradu v rámci závodního stravování (v souladu s vyhláškou č. 84/2005 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky, v platném znění).

Zaměstnanec se po 5 hodinách pracovní cesty vrátil do místa výkonu práce sjednaného v pracovní smlouvě a pracoval pro organizaci v daném dni alespoň 3 hodiny. Proto mu má zaměstnavatel poskytnout jídlo za sníženou úhradu.

Stravné, na které zaměstnanci vznikl nárok, a poskytnutí jídla za sníženou úhradu se za těchto podmínek nevylučují.

Použití soukromého automobilu

Ustanovení § 157 odst. 2 zákoníku práce umožňuje, aby se zaměstnanec se zaměstnavatelem

dohodli na použití soukromého silničního motorového vozidla za náhradu jízdních výdajů

ve výši odpovídající ceně jízdného za jiný určený hromadný dopravní prostředek.

Je vhodné upozornit, že se jedná o dohodu. Jestliže s použitím soukromého automobilu zaměstnavatel nesouhlasí, dohoda nebude uzavřena. Dohodu lze uzavřít pouze s tím zaměstnancem, kterému v souvislosti s použitím soukromého automobilu vznikly výdaje (nikoli se spolucestujícími, kteří se „vezou v autě kolegy“).

Dohoda obsahuje dva momenty

použití soukromého automobilu,

určení konkrétního jiného hromadného dopravního prostředku, přičemž zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů právě ve výši tohoto určeného hromadného dopravního prostředku.

Zaměstnavatelé oprávněně trvají na tom, aby měl použitý soukromý automobil uzavřenou havarijní pojistku. Důvodem je skutečnost, že pokud zaměstnavatel souhlasí s využitím soukromého automobilu k pracovní cestě,

odpovídá za případnou škodu.

Účast členů ve zkušební komisi pro závěrečné zkoušky, maturitní zkoušky, absolutorium a proplacení cestovních náhrad

Účast členů ve zkušební komisi pro závěrečné zkoušky, maturitní zkoušky nebo absolutorium je tzv. jiným úkonem v obecném zájmu. Školský zákon v tomto případě upravuje poskytování cestovních náhrad i zaměstnanci jiného subjektu. Cestovní náhrady poskytuje škola, ve které se zkoušky konají.

§ 184 odst. 1 školského zákona
Účast členů ve zkušební komisi pro závěrečné zkoušky, maturitní zkoušky, absolutorium v konzervatoři, absolutorium a činnost komisaře je jiným úkonem v obecném zájmu ... Právnická osoba, která vykonává činnost školy, ve které se zkoušky konají, poskytuje osobám uvedeným ve větě první cestovní náhrady za podmínek a ve výši stanovených v části sedmé zákoníku práce s tím, že za pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad se považuje bydliště těchto osob.

Cestovní náhrady v případě DPP

Zaměstnavatel může vyslat na pracovní cestu i zaměstnance činného na základě DPP. Vysílání na pracovní cestu, poskytování cestovních náhrad a místo pravidelného pracoviště zaměstnance však musí být v DPP sjednáno (§ 155 odst. 1 zákoníku práce). Pokud má zaměstnanec podle DPP vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště (§ 155 odst. 2 zákoníku práce).

Další poznámky

Při pracovních cestách

kratších než 5 hodin

zaměstnavatel – veřejná škola nebo školské zařízení, které před vysláním zaměstnance na pracovní cestu nesjedná nebo neurčí stravné v rámci rozpětí stanoveného vyhláškou a vychází z výše dolní sazby stravného (§ 175 odst. 5 zákoníku práce) - může (nemusí) poskytnout stravné, a to ve výši od 1 Kč až do výše dolní hranice stanovené sazby uvedené u pracovních cest od 5 hodin do 12 hodin (§ 176 odst. 2 zákoníku práce). Jestliže uvedená škola sjedná nebo určí stravné v rámci rozpětí stanoveného vyhláškou, pak může (nemusí) poskytnout stravné, a to ve výši od 1 Kč až do konkrétně sjednané nebo určené výše stravného pracovních cest od 5 do 12 hodin (§ 176 odst. 2 zákoníku práce).

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci na pracovní cestu zálohu. Může se však se zaměstnancem dohodnout, že záloha nebude poskytnuta (§ 183 odst. 1 zákoníku práce).

Při zakoupení společné zvýhodněné jízdenky pro žáky a doprovázející učitele nelze jednoznačně prokázat výdaje zaměstnanců za dopravu. Je nutné zakoupit zvlášť jízdenku pro žáky a zvlášť jízdenku pro zaměstnance.

Účast zaměstnance na vzdělávacích akcích vedoucích k prohlubování, udržování a obnovování kvalifikace k vykonávání práce sjednané v pracovní smlouvě se posuzuje jako

výkon práce

(§ 230 odst. 3 zákoníku práce). Pokud se taková vzdělávací akce koná v jiném místě, než je místo výkonu práce nebo místo pravidelného pracoviště, zaměstnanci

přísluší cestovní náhrady.

Účast zaměstnance na školení, jiná forma přípravy nebo studium, v nichž má zaměstnanec získat předpoklady stanovené právními předpisy nebo požadavky nezbytné pro řádný výkon práce, je překážkou v práci na straně zaměstnance (§ 205 zákoníku práce). Proto zvyšování kvalifikace, získávání kvalifikace a rozšiřování kvalifikace v zásadě není považováno za výkon práce a zaměstnanci v tomto případě

nebudou příslušet cestovní náhrady.

Příkaz pro pracovní cestu ředitele školy nebo školského zařízení si podepisuje sám ředitel školy nebo školského zařízení.

Závěr

Směrnice k poskytování cestovních náhrad veřejných škol a školských zařízení slouží zejména k

informování zaměstnanců o podmínkách vyslání na pracovní cestu

nebo cestu mimo pravidelné pracoviště, které jsou stanoveny v právních předpisech. Veřejná škola nebo školské zařízení může určit konkrétní částku stravného pouze v rámci rozpětí daného právním předpisem.

Zejména v případě škol nebo školských zařízení, které mají pracoviště na několika různých místech, je vhodné zkontrolovat, zda

postup při poskytování cestovních náhrad

a text směrnice odpovídají údajům uvedeným v pracovních smlouvách zaměstnanců (viz místo výkonu práce, pravidelné pracoviště).

Zaměstnanec může použít při pracovní cestě soukromý automobil pouze tehdy, když se na tom se zaměstnavatelem dohodne a když má automobil uzavřenou havarijní pojistku.

Je vhodné zapracovat do směrnice

informace o poskytování cestovních náhrad v případě různých druhů školení

nebo studia, organizace výletů a prací konaných na základě DPP.