Směrnice stanovující vnitřní kontrolní systém školy a školského zařízení

Cílem článku je vyčlenit základní momenty uvedené směrnice a upozornit na další dokumenty, které školy v návaznosti na vnitřní kontrolní systém používají. najdete v aplikaci Magistr.

Povinnost vypracovat směrnici upravující vyplývá z následujících skutečností:

V praxi to znamená, že povinnost vypracovat směrnici upravující vnitřní kontrolní systém mají školy, které jsou organizačními složkami státu a jsou účetní jednotkou; školy, které jsou zřízeny jako příspěvkové organizace státu nebo územního samosprávného celku; nebo školské právnické osoby, které jsou zřízeny ministerstvem či územním samosprávným celkem.

Povinnost zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém má ředitel veřejné školy na základě ustanovení

Vztah finanční kontroly, vnitřního kontrolního systému, řídící kontroly a interního auditu lze vyjádřit schématem, které vychází z ustanovení § 3 zákona o finanční kontrole.

Obecné jsou vymezeny ustanoveními § 4 odst. 1 zákona o finanční kontrole. Není nutné tyto cíle do směrnice přepisovat. Směrnice bude funkční a smysluplná, pokud ředitel školy (který směrnici vydává) ve směrnici dle svého uvážení některé obecné cíle dále konkretizuje v návaznosti na podmínky školy.

Např. zákon o finanční kontrole uvádí, že cílem finanční kontroly je prověřovat zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností. Proto by měla směrnice obsahovat definici těchto rizik a určitá kritéria, podle kterých jsou rizika analyzována.

Dále dle zákona o finanční kontrole je jedním z hlavních cílů finanční kontroly prověření včasného a spolehlivého informování ředitele školy o nakládání s veřejnými prostředky. Směrnice by měla způsob informování konkretizovat (např. povinné písemné informování statutárního orgánu školy v určité lhůtě).

(předběžná, průběžná a následná) je uveden v § 3 odst. 4 písm. a) zákona o finanční kontrole.

Ustanovení vyhlášky č. 416/2004 Sb. podrobně vymezují osoby, které zajišťují předběžnou kontrolu, a činnosti, které vykonávají. Pro názornost lze tyto vztahy vyjádřit schématem na str. 6.

Ředitel školy má kromě povinnosti zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém také povinnost Vymezení těchto osob je nutnou součástí směrnice upravující vnitřní kontrolní systém školy.

Základní pravidlo je dáno ustanoveními § 26 odst. 1 zákona o finanční kontrole:

Vymezení osob příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního tak nejčastěji vyplývá z organizačního řádu školy, ve kterém jsou vymezeny organizační útvary školy a vedoucí organizačních útvarů. Kromě toho může ředitel školy jiného zaměstnance jako příkazce operace, správce rozpočtu nebo hlavního účetního. Pravomoci a odpovědnosti příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního je vhodné zanést i do konkrétního zaměstnance.

Dále je nutné, aby ředitel školy zabezpečil předávání informací mezi příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním účetním, např.

S určitým zjednodušením lze vyčlenit základní činnosti v rámci schvalovacích postupů předběžné kontroly:

Směrnice o provedených kontrolách, přerušení schvalovacího postupu, uskutečňují pokyny opatřené podpisy odpovědných osob. Může se jednat o záznamy přímo provedené na existujícím dokumentu (např. na smlouvě), nebo o samostatný písemný formulář. V souvislosti s tím směrnice také obsahuje přílohu s odpovědných osob.

Na základě ustanovení § 26 odst. 3 zákona o finanční kontrole lze v malých organizacích z důvodu malých rizik spojit funkce správce rozpočtu a hlavního účetního. Je však nutné, aby je vykonávali zaměstnanci školy. Podle ustanovení § 5 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, může účetní jednotka vedením svého účetnictví pověřit i jinou právnickou nebo fyzickou osobu, ale nezbavuje se tím odpovědnosti za vedení účetnictví.

Průběžnou řídící kontrolou se zajišťuje úplný a přesný průběh operací v návaznosti na smluvní nebo jiné podmínky až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování. Následná řídící kontrola je kontrolou po ukončení a následném vyúčtování finančních operací.

Průběžná a následná kontrola je rámcově vymezena ustanoveními § 27 zákona o finanční kontrole. Směrnice by měla obsahovat konkretizovaná v návaznosti na podmínky činnosti školy.

Školy většinou nestanoví svého interního auditora a funkce útvaru interního auditu je nahrazena výkonem veřejnosprávní kontroly (§ 29 odst. 5 zákona o finanční kontrole).