Spisová služba ve školách a školských zařízeních, 1. část

Hlavní náplní práce ředitele/ky školy nebo školského zařízení (dále jen „školy“) je zabezpečit chod instituce, kterou řídí. Pedagogická a výchovná činnost, která plní základní funkci školy, by nebyla úspěšná bez odpovídajícího zázemí, které je zajišťováno jejími provozními (nepedagogickými) zaměstnanci. Jednou z provozních činností školy je péče o dokumenty, jejich a následná archivace, příp. skartace, souhrnně nazývaná „výkon spisové služby“, která vyplývá z legislativních předpisů.

Nevíte, jak pečovat o školské dokumenty? Kde je ukládat? Které archivovat a které skartovat? Co s dokumenty, které jste převzali společně s funkcí ředitele/ky a jsou historické? Jak vést spisovou službu? V následujícím textu se dočtete úvodní informace k dané problematice s tím, že v dalších číslech tohoto časopisu budou rozebrány jednotlivé fáze oběhu dokumentů, jak je ve škole zabezpečit a jak si vytvořit důležitou pomůcku - spisový řád se spisovým a skartačním plánem.

Spisová služba je soubor činností a technických a věcných prostředků vedoucích k zajištění odborné správy dokumentů, mezi které patří každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (listinné) či digitální, a jsou vzešlé z činnosti organizace (případně z činnosti jejich předchůdců) nebo do organizace došlé. Jejich správa probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu od jeho doručení (vzniku) až po jeho trvalé uložení v archivu nebo vyřazení a následnou skartaci.

Základním právním předpisem v oblasti archivnictví a spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“). V roce 2009 došlo ke změně archivního zákona novelou č. 190/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony. Tato novela

Některé z nich nabyly účinnosti v průběhu loňského roku a jiné nabudou až v roce příštím. K tomuto zákonu byly vydány dvě prováděcí vyhlášky. Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která je pro školy důležitá, protože detailně popisuje jednotlivé fáze výkonu spisové služby, a vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a týká se archivů.

Od 1. 7. 2010 měly školy s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování začít vykonávat spisovou službu v elektronických systémech spisové služby. Pro školy to znamenalo odložení podacího deníku a zahájení evidence dokumentů v software elektronické spisové služby.Přechodné ustanovení novely archivního zákona umožnilo školám od července 2010 vést evidenci dokumentů v jakékoliv elektronické podobě(např. tabulka Excel), tím vznikla dostatečná doba (2 roky) na to, aby si školy pořídily splňující od 1. 7. 2012 požadavky novely archivního zákona a zároveň tzv.

Proč k tomu došlo? Hlavním důvodem je postupná elektronizace veřejné správy s využitím nových informačních a komunikačních technologií, která přináší zefektivnění komunikace mezi orgány veřejné moci, právnickými a fyzickými osobami. Změny jsou součástí širokého komplexu legislativních nástrojůzvaného eGovernment, který je nástrojem k odstranění nadbytečného „papírování“, ulehčení styku občana s veřejnou správou, ale také ke zlepšování komunikace uvnitř veřejné správy. Jednou ze změn je nový způsob doručování dokumentů prostřednictvím datových schránek. Účinnost novely archivního zákona byla tedy stanovena shodně s nově vzniklým zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o datových schránkách“) od 1. 7. 2009 z důvodu provázanosti výkonu spisové služby v elektronické podobě s informačním systémem datových schránek.

Dalším důvodem změn v této oblasti ve školách je fakt, že jsou veřejnými institucemi, ve kterých vznikají dokumenty, které jsou veřejným majetkem a dokládají důležitá práva a nároky občanů (např. vysvědčení), proto je třeba o ně náležitě pečovat. Dále školské dokumenty dokládají stav a úroveň vzdělanosti v České republice, jsou tedy součástí tzv. kulturního bohatství. V neposlední řadě obsahují data o občanech, která podléhají a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a je třeba s nimi nakládat tak, aby nebyla zneužita.

Jelikož přechod z evidence dokumentů v listinné podobě na evidenci dokumentů v podobě elektronické působil školám mnoho problémů, ať už finančních či personálních, byl koncem roku 2010 vydán zákon č. 424/2010 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění zákona č. 100/2010 Sb., a další související zákony, mimo jiné i archivní zákon.

Z výše uvedeného vyplývá, že s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování mají podle archivního zákona Tuto povinnost mají všechny školy a školská zařízení kromě stanovených výjimek bez ohledu na zřizovatele, tedy i školy soukromé a církevní.

V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat první fází životního cyklu dokumentu -