V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se příjmu dokumentů, která definuje místo přijímání dokumentů, jejich kontrolu a označení. Dnes se budu věnovat způsobům evidence dokumentů do školy doručených a ve škole vytvořených.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
EVIDENCE DOKUMENTŮ
Třetí částí spisového řádu pro školy je
evidence dokumentů, která
definuje základní evidenční pomůcky, a dále
vymezuje dokumenty, které podléhají samostatné evidenci a ty, které se neevidují vůbec.
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole a rovněž i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti školy
musí být neprodleně zaevidovány. Dokumenty se zapisují
v chronologickém pořadí, kdy byly škole doručeny nebo kdy vznikly.
Školy, které vedou spisovou službu
v listinné podobě, využívají k evidenci dokumentů
podací deník
(jednací protokol). Z důvodu zachování zápisu není vhodné používat obyčejnou tužku, fixy nebo zvýrazňovače. Vhodná jsou tzv. čínská nebo plnicí pera. Chybný zápis se přeškrtne vodorovnou tenkou čarou, nesmí se přelepovat nebo používat „zabělovače“ nebo zmizíky.Školy, které vedou spisovou službu
v elektronické podobě, využívají k evidenci dokumentů elektronický systém spisové služby (software).
Číselná řada v evidenční pomůcce
začíná pořadovým číslem 1, je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích a je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které škola stanoví pro vedení číselné řady, nejčastěji od 1. ledna.Výjimku
tvoří dokumenty, které jsou vedeny dle příslušné legislativy
v samostatné evidenci
(např. faktury se evidují v knize faktur) a označují se
evidenčním číslem
. Škola si může sama ve spisovém řádu stanovit, které další dokumenty bude evidovat samostatně a v jaké podobě (listinné nebo elektronické). Dokumenty, které z hlediska činnosti školy nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci vůbec. Seznam takových dokumentů uvede škola ve spisovém řádu (např. prospekty, reklamní letáky, pozvánky, tiskoviny apod.).ZÁVĚR
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole nebo ve škole vzniklé musí být neprodleně zaevidovány v základní evidenční pomůcce, buď podacím deníku (jednacím protokolu) nebo elektronickém systému spisové služby (software).
Pozor na dokumenty podléhající samostatné evidenci
dle příslušných právních předpisů (např. faktury) nebo dokumenty nepodléhající evidenci vůbec (např. letáky, pozvánky). V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy (rozdělování a oběh dokumentů).ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
3. EVIDENCE DOKUMENTŮ
3.1
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole a vzniklé z vlastní činnosti školy musí byt evidovány v základní evidenční pomůcce. Výjimku tvoří dokumenty, které se nezapisují vůbec (např. letáky, prospekty, tiskoviny apod.) nebo vyžadují na základě zvláštních právních předpisů samostatnou evidenci (viz odstavec 3.2) a označují se evidenčním číslem, které obsahuje název samostatné evidence a pořadové číslo.3.2
Samostatná evidence je vedena pro následující dokumenty:(vypište podle skutečnosti - např. faktury, příjmové doklady apod.)
3.3 Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v listinné podobě je podací deník (jednací protokol), v elektronické podobě elektronický systém spisové služby (software), který musí být v souladu s Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Podací deník (jednací protokol) je vázaná kniha, která je v záhlaví označena názvem školy a rokem, ve kterém je vedena.
3.4
Každý zaevidovaný dokument má vlastní číslo jednací, které tvoří zkratka názvu školy, pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenční pomůcce a kalendářní rok.3.5
Číselná řada v evidenční pomůcce začíná 1. ledna nového kalendářního roku pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. Podací deník (jednací protokol) je koncem kalendářního roku za posledním zápisem ukončen slovy „Ukončeno dne 31. prosince 20XX, číslem jednacím………….“, jménem a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby a zbývající prázdné kolonky se proškrtnou.3.6
Zápisy v podacím deníku (jednacím protokolu) se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po provedení škrtu a v případě potřeby se chybný zápis doplní správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo opravu provedl.3.7 Evidenční pomůcka obsahuje:
pořadové číslo dokumentu,
datum doručení dokumentu, případně datum vytvoření vlastního dokumentu,
adresa odesílatele nebo poznámka „vlastní“,
číslo jednací odesílatele,
počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů nebo svazků příloh,
stručný obsah dokumentu (předmět, věc),
komu a kdy byl dokument přidělen k vyřízení,
datum odeslání dokumentu a adresa, kam byl vyřízený dokument odeslán,
způsob vyřízení dokumentu, pokud dokument nevyžaduje odpověď, píše se do této rubriky „na vědomí“,
počet listů odeslaného dokumentu, počet listů nebo svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu,
jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v elektronickém systému spisové služby.