V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy, týkající se evidence dokumentů, která definuje základní evidenční pomůcky a dále vymezuje dokumenty podléhající samostatné evidenci a ty, které se neevidují vůbec. Dnes se budu věnovat rozdělování a oběhu dokumentů ve škole.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
ROZDĚLOVÁNÍ A OBĚH DOKUMENTŮ
Čtvrtou částí spisového řádu pro školy je
rozdělování a oběh dokumentů, která definuje,
jakým způsobem se ve škole předávají dokumenty k jejich dalšímu vyřízení.
Způsoby rozdělování a oběhu dokumentů ve škole jsou různé. Vždy záleží na provozních podmínkách dané školy. Např. školy, ve kterých se veškerá korespondence soustřeďuje v jedné kanceláři, kde se zároveň přijímá, vyřizuje a odesílá, mohou tuto část spisového řádu vynechat, neboť je u nich bezpředmětná.
Ostatní školy si
ve spisovém řádu uvedou postup rozdělování a oběhu dokumentů s ohledem na jejich personální a prostorové podmínky
pro tyto činnosti. Vzhledem ke specifickým provozním podmínkám škol bude tato část spisového řádu, na rozdíl od jiných institucí (např. úřadů), velmi stručná.Dokumenty jsou do školy doručovány různým způsobem – poštou, e-mailem, datovou schránkou, faxem, osobně. Evidenci a následné
rozdělování doručených dokumentů provádí „podatelna“
(sekretariát nebo kancelář školy). Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušnému útvaru školy, příp. osobě určené k jeho vyřízení.Každý dokument má jednoznačně určeného aktuálního vlastníka
(příjemce). Jméno zpracovatele dokumentu se zapíše do podacího deníku ( jednacího protokolu). Každá změna vlastníka dokumentu (přidělení, předání, převzetí, odmítnutí) musí být přesně zaznamenána.Škola zajistí
oběh dokumentů
způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly, a určit datum, kdy byly úkony provedeny.Škola je
povinna sledovat
proces oběhu dokumentu, tj. především jeho případné předávání a přebírání mezi osobami určenými k jeho vyřízení. Důvodem je nutnost být v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informován o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá, a kdo je určen k jeho vyřizování. Tyto údaje se zaznamenávají v evidenci dokumentů vedené v analogové podobě (podací deník/jednací protokol) ve sloupci
„Vyřizuje“. Elektronický systém spisové služby sloužící k evidenci dokumentů v digitální podobě musí mít část nazvanou většinou
„Záznam o historii“, příp.
„Historie dokumentu“
apod.ZÁVĚR
Všechny dokumenty úřední povahy doručené škole musí být po zaevidování neprodleně rozděleny a předány příslušné osobě k vyřízení.
Povinností školy je sledovat proces oběhu dokumentu, tj. především jeho případné předávání a přebírání mezi osobami určenými k jeho vyřízení. Důvodem je nutnost být v každém okamžiku výkonu spisové služby jednoznačně informován o místě, kde se dokument v danou dobu nalézá a kdo je určen k jeho vyřizování.V příštím vydání
časopisu Řízení školy
budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy
(vyřizování dokumentů).VZOR
4. ROZDĚLOVÁNÍ A OBĚH DOKUMENTŮ
4.1
Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku (jednacího protokolu)/eSSL rozdělí a předá zaevidované doručené dokumenty příslušnému útvaru školy, případně osobě určené k jejich vyřízení.4.2
V podacím deníku (jednacím protokolu)/eSSL se o předání učiní záznam.4.3
Převzetí dokumentu potvrdí zaměstnanec svým podpisem v podacím deníku (jednacím protokolu).4.4
Během oběhu dokumentu ve škole, musí být zajištěno sledování veškerých úkonů s dokumenty a identifikovány osoby, které úkony a kdy provedly. Tyto údaje se zaznamenávají v podacím deníku (jednacím protokolu) v kolonce „vyřizuje“.ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.