V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se vyřizování dokumentů. Dnes se budu věnovat vyhotovování vlastních dokumentů ve škole.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
VYHOTOVOVÁNÍ DOKUMENTŮ
Šestou částí spisového řádu pro školy je vyhotovování dokumentů, která definuje, jakým způsobem jsou ve škole dokumenty tvořeny.
Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název a sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, příp. evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů doručeného dokumentu, pokud je obsahuje. Jedná se o tzv. hlavičkový papír, jehož vzor může být přílohou spisového řádu školy.
Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: datum podpisu dokumentu, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem dokumentu.
ZÁVĚR
Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název a sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Jedná se o tzv. hlavičkový papír, který musí splňovat předepsané náležitosti.
V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy(podepisování dokumentů a užívání razítek).
ZDROJE:
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
6. VYHOTOVOVÁNÍ DOKUMENTŮ
6.1
Dokumenty vzniklé z úřední činnosti školy (vlastní dokumenty) se označují záhlavím s názvem a sídlem školy a číslem jednacím dokumentu, nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, příp. evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pokud je obsahuje.6.2
Dalšími náležitostmi dokumentu jsou:datum podpisu dokumentu,
počet listů příloh nebo počet svazků příloh,
jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem dokumentu.