V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se vyhotovování dokumentů. Dnes se budu věnovat podepisování vlastních dokumentů vytvořených ve škole a jejich označení příslušnými razítky.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ A UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK
Sedmou částí spisového řádu pro školy je
podepisování dokumentů a užívání razítek, která definuje,
kdo může vlastní dokumenty vytvořené ve škole podepsat a jakými razítky se označují.
Dokument vytvořený školou
(vlastní dokument) a určený k odeslání
obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název a sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Jedná se o tzv.
hlavičkový papír, jehož vzor může být přílohou spisového řádu školy.
Takto vytvořený dokument se musí podepsat příslušnou osobou a orazítkovat tím správným úředním razítkem.
Podmínky podepisování dokumentů
v analogové (listinné) nebo digitální podobě odesílaných školou,
popřípadě osoby
oprávněné k jejich podepisování
stanoví spisový řád školy.
Podpisové právo ve škole má její ředitel, jeho statutární zástupce, případně pracovník ekonomického úseku. Podepsaný dokument se opatří otiskem úředního razítka.
Škola vede evidenci úředních razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce osoby, která úřední razítko převzala a užívá, datum převzetí, datum vrácení úředního razítka, datum vyřazení úředního razítka z evidence, podpis přebírající osoby a údaj o datu, popřípadě předpokládaném datu, ztráty úředního razítka.
Ztrátu úředního razítka škola neprodleně oznámí Ministerstvu vnitra České republiky.
V oznámení škola uvede datum, od kdy je razítko postrádáno.Škola dále vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jí užívané uznávané elektronické podpisy.
Použití razítek
se státním znakem
a zaručeného elektronického podpisu
založeného na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, tzv. uznávaný elektronický podpis
upraví škola ve svém spisovém řádu.
Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku. Kulaté razítko se státním znakem se užívá na zadní straně vysvědčení a na rozhodnutí školy. Razítka se vyřazují z evidence v rámci skartačního řízení z důvodů jejich ztráty, ztráty jejich platnosti (změní se údaj na razítku) nebo dojde-li k jejich opotřebení.ZÁVĚR
Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a určený k odeslání obsahuje záhlaví, v němž jsou uvedeny název a sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Jedná se o tzv. hlavičkový papír, který musí splňovat předepsané náležitosti. Takto vytvořený dokument je podepsán odpovědnou osobou a opatřen příslušným úředním razítkem. Podmínky podepisování vlastních dokumentů školy, používání úředních razítek a elektronických podpisů upraví škola ve svém spisovém řádu.
V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy (odesílání dokumentů).
ZDROJE:
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
7. Podepisování dokumentů a užívání razítek
7.1
Podpisové právo pro vlastní dokumenty školy má …
(doplňte, např. ředitel školy, při jeho nepřítomnosti pověření zástupci).
7.2
Podpisové právo na příkazy k úhradě má …
(doplňte, např. ředitel školy a vedoucí ekonomického úseku).
7.3
Ředitel školy může pověřit kteréhokoliv zaměstnance školy k podpisu konkrétního dokumentu.
7.4
Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku.
7.5
Kulaté razítko se státním znakem se užívá tehdy, obsahuje-li dokument usnesení, správní rozhodnutí, nebo osvědčuje-li důležitost skutečnosti a oprávnění.
7.6
Škola vede evidenci razítek, která obsahuje otisk razítka s uvedením jména a příjmení zaměstnance a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.
7.7
Razítko je vyřazeno z evidence v případě ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, jeho opotřebování. Při ztrátě razítka učiní ředitel vhodná opatření a oznámí ztrátu na příslušných místech. Vyřazení razítek je součástí skartačního řízení.
7.8
Škola vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jí užívané uznávané elektronické podpisy.