V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se podepisování dokumentů a užívání razítek. Dnes se budu věnovat odesílání dokumentů ze školy, kdy odeslaný dokument musí splňovat určité náležitosti, které se odvíjejí od jeho způsobu odeslání.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ
Osmou částí spisového řádu pro školy je
odesílání dokumentů, která definuje,
jakými způsoby lze dokumenty ze školy odesílat.
Doručený dokument úřední povahy, který vyřídí příslušný pracovník školy, nebo nově vytvořený dokument (vlastní dokument) se vracejí zpět pracovníkovi pověřenému vedením základní evidenční pomůcky (podací deník, elektronická spisová služba) k odeslání ze školy.
Vyřízení doručeného dokumentu
není evidováno v základní evidenční pomůcce samostatně, ale
je připojeno k doručenému dokumentu a odesíláno pod jeho číslem jednacím, tj. na doručený dokument se odpovídá pod stejným číslem jednacím.
Místem k odesílání dokumentů v analogové nebo digitální podobě je ve škole většinou sekretariát nebo kancelář školy, tzv. výpravna, která je součástí podatelny. Výpravna je místo, kde se odesílaný dokument v analogové podobě opatřuje náležitostmi k jeho odeslání. Dokument vytvořený školou (vlastní dokument) a odpověď na doručený dokument úřední povahy určené k odeslání obsahují záhlaví, v němž jsou uvedeny název, sídlo školy a číslo jednací dokumentu, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. Jedná se o tzv. hlavičkový papír, který musí splňovat předepsané náležitosti. Dále jsou tyto dokumenty podepsány oprávněnými osobami a opatřeny příslušným razítkem školy. Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku. Kulaté razítko se státním znakem se užívá na zadní straně vysvědčení a na rozhodnutích školy.
Dokumenty jsou ze školy odesílány různými způsoby
– poštou, e-mailem, faxem, datovou schránkou apod. V základní evidenční pomůcce se zaznamená datum odeslání dokumentu, v podacím deníku je tento údaj většinou zaznamenán ve sloupci „Odesláno“. Do vlastních rukou adresáta odesílá škola dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy (např. správní řád). Doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo (tzv. doručenka), se po vrácení škole připojí k příslušnému spisu.V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy (ukládání dokumentů).
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
8. ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ
8.1
Odesílání dokumentů zajišťuje škola prostřednictvím výpravny, která je součástí podatelny (sekretariátu, kanceláře školy).8.2
Výpravna je místo, kde jsou odesílané dokumenty zaevidovány v základní evidenční pomůcce a opatřeny náležitostmi k jejich odeslání.8.3
Dokumenty jsou odesílány různými způsoby – obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku, nebo do vlastních rukou (podle jejich závažnosti), e-mailem, faxem, datovou schránkou apod.8.4
Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo (tzv. doručenka), se po vrácení škole připojí k příslušnému spisu.