V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se odesílání dokumentů. Dnes se budu věnovat ukládání dokumentů, jež jsou nejprve uloženy v příruční spisovně (skříň), a po jejich vyřízení ve školní spisovně, kterou tvoří buď samostatná místnost, nebo skříň.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
Devátou částí spisového řádu pro školy je ukládání dokumentů, jehož postup je dán provozními podmínkami ve škole.
Všechny dokumenty a spisy (dále jen dokumenty) se ve škole ukládají nejprve v
příručních registraturách
jednotlivých pracovníků školy, kterými jsou většinou skříně. Jde o první ukládací místo, v němž jsou uloženy dokumenty sice již vyřízené, ale ještě stále potřebné pro provoz školy. Pro jejich přehlednost a snadnou dohledatelnost by v nich dokumenty měly být uloženy podle určitého systému, nejlépe podle jednotlivých spisových znaků.Ve chvíli, kdy jsou dokumenty vyřízené a již nepotřebné pro provoz školy, jsou předány do školní spisovny, kde jsou uloženy podle spisového a skartačního plánu školy po dobu trvání jejich skartační lhůty. Dokumenty se před jejich uložením kontrolují, jsou-li úplné – zda obsahují podací razítko, číslo jednací, spisový znak, skartační znak, skartační lhůtu a v případě spisů také všechny dokumenty uvedené ve sběrném archu spisu.
Postup pro ukládání dokumentů stanoví spisový řád školy,
ve kterém by měla být určena doba, kdy se vyřízené dokumenty do školní spisovny předávají, např. koncem školního nebo kalendářního roku, v němž byly vyřízeny, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. Typickým příkladem dokumentu, který se nepředává do školní spisovny, je
zřizovací listina, kterou musí mít vedení školy neustále při ruce.
Spisovna je místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů
pro potřebu školy a k provádění skartačního řízení. Novelou zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, která nabyla účinnosti 30. 12. 2010,
už nemusí školní spisovna splňovat technické a bezpečnostní náležitosti
stanovené tímto zákonem, nicméně by měla být umístěna a vybavena tak, aby zajišťovala bezpečné uložení dokumentů a jejich ochranu před nepovolanými osobami nebo fyzickým poškozením. Hlavním důvodem je to, že některé školní dokumenty mají dlouhou skartační lhůtu, např. katalogové listy žáků mají skartační lhůtu 45 let a je třeba s nimi zacházet tak, aby po této době mohly být v nepoškozeném stavu předány do místně příslušného archivu k trvalému uložení.Ideální spisovnou je uzamčená samostatná místnost s regály.
Prací ve školní spisovně by měl být pověřen pracovník školy, který eviduje uložené dokumenty v tzv.
archivní knize.
Dokumenty se do archivní knihy zapisují průběžně – podle toho, jak jsou do spisovny předávány. Z praktického hlediska je možné si v archivní knize vytvořit oddíly podle typů dokumentů.
Každý oddíl se čísluje od jedničky.
Dokumenty ukládá spisový pracovník do regálů podle spisových znaků, čímž vytváří přehledný systém sloužící k jejich budoucímu vyhledávání a provádění skartačního řízení. O zapůjčování a nahlížení do dokumentů vede pracovník také evidenci, zpravidla v samostatném sešitu. Postup tohoto procesu stanoví spisový řád školy. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu, do archivní knihy se zapíše slovo „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.Pokud škola nemá dostatečné prostory
pro zřízení školní spisovny jako samostatné místnosti,
uchovává dokumenty v uzamčených skříních.
ZÁVĚR
Postup ukládání dokumentů ve škole je dán provozními podmínkami, které daná škola má, a musí být popsán ve spisovém řádu školy. Nejprve se dokumenty ukládají v příručních registraturách jednotlivých pracovníků školy, kterými jsou skříně, a po jejich vyřízení se předávají do školní spisovny, kterou je buď samostatná uzamčená místnost (zvaná spisovna), nebo pokud škola nemá dostatečné prostory, tak uzamčené skříně. Prací ve spisovně je pověřen zaměstnanec školy, který ukládá dokumenty do regálů podle spisových znaků, vede jejich evidenci v archivní knize a také zápůjčky.
V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy (vyřazování dokumentů).
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
9. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
9.1
První místem pro ukládání dokumentů a spisů je příruční spisovna (skříně v kanceláři školy).9.2
Vyřízené dokumenty a spisy, které jsou již nepotřebné pro provoz školy, se ukládají podle spisového a skartačního plánu školy koncem školního roku ve školní spisovně.9.3
Před uložením dokumentů nebo spisů do školní spisovny zkontroluje zaměstnanec, který spis vyřídil nebo z jehož činnosti spis vznikl, jeho úplnost – zda spis obsahuje soupis dokumentů a zda jsou v něm zařazeny všechny dokumenty, které jsou v soupisu uvedeny, včetně příloh.9.4
Dokument nebo spis v analogové podobě je úplný, pokud obsahuje podací razítko, číslo jednací nebo číslo ze samostatné evidence dokumentů, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, v případě spisů také všechny dokumenty, uvedené v soupisu spisu nebo ve sběrném archu.9.5
Pracovník pověřený vedením spisovny vede evidenci dokumentů a spisů uložených ve spisovně. K této evidenci slouží archivní kniha, do které se zapisují pořadová čísla, typy dokumentů, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty, množství, časový rozsah, rok ukončení skartační lhůty a číslo jednací protokolu o provedeném skartačním řízení. Zároveň pracovník odpovídá za uložení, přehlednost a zpracování dokumentů a spisů podle spisového řádu, za vedení archivní knihy, za evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů v analogové podobě.9.6
Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do kolonky o vyřazení dokumentu v archivní knize se zapíše slovo „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.