V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy, týkajícího se vyřazování dokumentů. Dnes se budu věnovat závěrečným částem spisového řádu, které se dotýkají novinek vyplývajících z novely zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, která nabyla účinnosti 1. 7. 2012.
Tvorba spisového řádu pro školy
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
VEDENÍ SPISOVÉ SLUŽBY V MIMOŘÁDNÝCH SITUACÍCH
Jedenáctou částí spisového řádu pro školy je
vedení spisové služby v mimořádných situacích.
Tato část spisového řádu se týká pouze škol, které vedou spisovou službu v elektronické podobě. V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace
vedou školy spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku.
Bezodkladně po ukončení mimořádné situace dojde k uzavření náhradní evidence. Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci se ukládají ve spisovně školy společně s ostatními dokumenty.
SPISOVÁ ROZLUKA
Dvanáctou částí spisového řádu pro školy je
spisová rozluka.
Spisová rozluka je proces práce s dokumenty. Provádí se při zrušení školy. Před zahájením spisové rozluky zpracuje rušená škola plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu. Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušená škola, dokončuje ji právní nástupce rušené školy, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušená škola do skartačního řízení. Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy.
Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušená škola nástupnické škole pomocí předávacího seznamu. Nástupnická škola je převezme a zaeviduje, jako by pro ni byly nově doručené. Postup při provádění spisové rozluky musí být popsán ve spisovém řádu školy.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Třináctou částí spisového řádu pro školy jsou
závěrečná ustanovení.
V poslední části spisového řádu doporučuji napsat, že byl řád konzultován s místně příslušným archivem, pod který škola spadá. Výhodou kontroly ze strany archivu je to, že archiváři řád zkontrolují a případné chyby opraví nebo doporučí jejich opravu. Škola bude mít jistotu, že při postupování podle zkontrolovaného spisového řádu neporuší právní předpisy.
V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat dopady, jež má pro školy nová legislativa v oblasti archivnictví a spisové služby, která nabyla účinnosti od 1. 7. 2012 a od 1. 8. 2012.
ZDROJE:
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
VZOR
11. Vedení spisové služby v mimořádných situacích
11.1
V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace je spisová služba vedena náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku.11.2
Bezodkladně po ukončení mimořádné situace bude náhradní evidence uzavřena.11.3
Dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci budou uloženy ve spisovně školy společně s ostatními dokumenty.12. Spisová rozluka
12.1
Je to proces práce s dokumenty, který se provádí při zrušení nebo jiné reorganizaci školy.12.2
Před zahájením spisové rozluky zpracuje rušená škola plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu.12.3
Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušená škola, dokončuje ji právní nástupce rušené školy, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.12.4
Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušená škola do skartačního řízení.12.5
Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nástupnické školy.12.6
Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušená škola nástupnické škole pomocí předávacího seznamu.12.7
Nástupnická škola je převezme a zaeviduje, jako by pro ni byly nově doručené.13. Závěrečná ustanovení
13.1
Spisový řád byl konzultován s………………..(doplňte místně příslušný archiv, pod který škola spadá) dne……………… pod č.j.....................13.2
Nabývá účinnosti dnem.....................