V minulém čísle tohoto časopisu jsem vymezila povinnosti škol v oblasti spisové služby vyplývající z příslušné legislativy. Definovala jsem pojem spisová služba a vyjmenovala jednotlivé fáze životního cyklu dokumentu. První fáze tohoto cyklu, příjem dokumentu, je tématem dnešního článku.
Příjem dokumentů ve škole
Ing. Mgr.
Eva
Urbanová
lektorka a metodička spisové služby Krajského úřadu Středočeského kraje
CO JE DOKUMENT
Podle § 2písm. d) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále „archivní zákon“) je
dokumentem
každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (listinné) či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.
Původcem
je podle § 2 písm. c) archivního zákona každý, z jehož činnosti dokument vznikl, tedy i školy jsou ve smyslu archivního zákona původci.DOKUMENTY DĚLÍME NA DRUHY A FORMY
1) Druhy dokumentů:
Doručený dokument
– každý dokument, který byl organizaci doručen některým z těchto způsobů:
elektronicky (datovou schránkou, elektronickou poštou, elektronickou podatelnou, nebo na elektronickém médiu),
poštovní zásilkou prostřednictvím držitele poštovní licence, nebo zásilkovou službou, či kurýrem,
osobním předáním, nebo doručením na místě.
Vlastní dokument – každý dokument vzniklý z činnosti organizace, nebo dokument, který vznikl jako nový dokument úpravou doručeného dokumentu.
2) Formy dokumentů:
Digitální dokument
– dokument, jehož nosičem je datový soubor, nebo datová zpráva nesoucí posloupnost obvykle binárních dat tvořících jeden informační celek, který lze reprodukovat jako jednu informaci. Digitální dokument je v daném formátu a lze jej takto i reprodukovat a zpracovat.Analogový dokument
– dokument, jehož nosičem je fyzické médium, nejčastěji papír. Ovšem za analogový dokument lze považovat i nelistinný předmět (předmět, nebo 3D objekt).PŘÍJEM/VZNIK DOKUMENTŮ
Dokumenty doručené do školy se přijímají
v místě k tomu určeném, např. v sekretariátu nebo kanceláři školy (dále jen „podatelna“). Dokumenty jsou do škol doručovány a ze škol odesílány různými způsoby – poštou, emailem, faxem, datovou schránkou apod.
Za doručený dokument se považuje také dokument, který byl předán osobně mimo podatelnu, nebo byl pořízen záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně.
Dokumenty doručené elektronicky, emailem nebo datovou schránkou se vytisknou a předají podatelně k jejich evidenci.
Dokumenty vzniklé
z úřední činnosti školy se označují záhlavím s názvem a sídlem školy a s číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje.Ve škole se setkáváme s těmito dokumenty:
povinná dokumentace
(seznam dokumentace škol a školských zařízení vydávaný MŠMT ČR),úřední korespondence,
ostatní dokumenty
(letáky, pozvánky, nabídky), které nepodléhají evidenci.Pro účely spisové služby je nejdůležitější skupinou dokumentů
úřední korespondence, kterou je
nutné evidovat
a pro účely archivace taktéž povinná dokumentace.PÉČE O DOKUMENTY
Mnoho z dokumentů přijímaných do škol nebo ve školách vznikajících se stává tzv. archiváliemi, což jsou dokumenty, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byly vzaty příslušným archivem do evidence archiválií. O archiválie je třeba pečovat tak, aby byly předány archivu čitelné a nepoškozené.
Povinnost uchovávat dokumenty
a umožnit výběr archiválií mají podle archivního zákona veřejnoprávní původci, mezi které patří mimo jiné i
školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování.
Ve skutečnosti i ve školách a školských zařízeních patřících do této výjimky vznikají nebo jsou přijímány dokumenty, které mají trvalou hodnotu, proto by i tyto právnické osoby o ně měly pečovat jako ostatní školy tak, aby byly předány archivu k trvalému uložení v odpovídajícím stavu.PLATNÉ PŘEDPISY V OBLASTI PÉČE O DOKUMENTY
Péče o dokumenty je vymezena legislativními předpisy, které můžeme rozdělit na čtyři skupiny:
1)
všeobecné předpisy
(upravují péči o dokumenty všeobecně bez ohledu na to, zda se jedná o úřad, školu či soukromou firmu)
zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
2)
předpisy MŠMT
(upravují péči o dokumenty ve školství)
zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů (§ 28 Dokumentace škol a školských zařízení)
vyhláška č. 364/2005 Sb., o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky a o předávání údajů z dokumentace škol a školských zařízení a ze školní matriky (vyhláška o dokumentaci škol a školských zařízení), ve znění pozdějších předpisů
seznam dokumentace škol a školských zařízení, který vydalo MŠMT ČR (obsahuje seznam povinných dokumentů pro všechny druhy škol a školských zařízení)
3)
ostatní předpisy
(upravují péči o dokumenty specifického charakteru), např.
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (např. faktury se evidují zvlášť, nezapisují se s ostatní doručenou poštou, ale do knihy faktur)
zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (pozor na péči o dokumenty s citlivými údaji)
4)
metodické návody Ministerstva vnitra ČR
lze nalézt na webových stránkách http://www.mvcr.cz/clanek/metodiky.aspx
ZÁVĚR
Dokumentem rozumíme jakoukoliv informaci, která je zaznamenaná v analogové (listinné) nebo digitální podobě. Do škol jsou dokumenty doručovány a ze škol odesílány různými způsoby – poštou, emailem, faxem, datovou schránkou apod.
Je nutné rozlišit dokumenty úřední povahy, které se musí evidovat, od těch ostatních.
Školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování mají podle archivního zákona
povinnost uchovávat dokumenty a pečovat o ně
tak, aby ve chvíli jejich předání příslušnému archivu k trvalému uložení byly v odpovídajícím stavu a archiv o ně mohl dále pečovat.V příštím vydání časopisu Řízení školy se budu zabývat druhou fází životního cyklu dokumentu -
evidence
dokumentů ve škole.ZDROJE:
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službu a o změnu některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.