Důležitou metodickou pomůckou při výkonu spisové služby ve škole je spisový řád. Současná legislativa sice školám nenařizuje mít spisový řád jako jednu ze směrnic, ale připravovaná novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon), která nabude účinnosti 1. července 2012, tuto povinnost školám znovu ukládá. V následujících číslech tohoto časopisu metodicky popíšu tvorbu vzorového spisového řádu pro školy.
SPISOVÝ ŘÁD
Spisový řád je podle § 2 písm. o) archivního zákona vnitřní předpis stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení. Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
Novelou archivního zákona č. 424/2010 Sb. došlo k tomu, že školy již nemusí od 30. 12. 2010 vydávat spisový řád jako samostatnou směrnici,ale pokud škola spisový řád nevydá, musí podle vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, stanovit postup oběhu dokumentů ve škole v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. Moje doporučení školám tedy je, aby si vytvořily spisové řády formou samostatné směrnice, zejména když se chystá novela archivního zákona, která nabude účinnosti 1. 7. 2012 a pro školy mimo jiné opětovně zavádí
povinnost mít spisový řád jako samostatnou směrnici.
OSNOVA SPISOVÉHO ŘÁDU
Při samotné tvorbě spisového řádu, který popisuje životní cyklus dokumentů v dané organizaci, škola vychází ze stávajících provozních podmínek. Nejprve je třeba si stanovit osnovu, neboli jednotlivé fáze oběhu dokumentu, které je třeba postupně definovat podle podmínek dané školy.
Vzorový spisový řád, který v průběhu několika čísel tohoto časopisu vytvořím,
se bude skládat z následujících částí:
1.
Úvodní ustanovení
2.
Příjem dokumentů
3.
Evidence dokumentů
4.
Rozdělování a oběh dokumentů
5.
Vyřizování dokumentů
6.
Vyhotovování dokumentů
7.
Podepisování dokumentů a užívání razítek
8.
Odesílání dokumentů
9.
Ukládání dokumentů
10.
Vyřazování dokumentů
11.
Vedení spisové služby v mimořádných situacích
12.
Spisová rozluka
13.
Závěrečná ustanovení
ÚVODNÍ USTANOVENÍ
První částí spisového řádu je úvodní ustanovení, které definuje spisový řád, jeho účel, legislativní podporu a základní pojmy.
1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1.1.
Tento spisový řád se vztahuje na činnost....
(doplňte název školy).
1.2.
Spisový řád stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení, tzn., upravuje výkon spisové služby, který představuje zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti školy, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Jeho cílem je sjednotit manipulaci s dokumenty a zajistit jejich jednotnou evidenci.
1.3.
Spisový řád vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcí vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a dále ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.
1.4.
Nedílnou součástí spisového řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.
1.5.
Tento spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance školy.
1.6.
Pro účely tohoto spisového řádu se rozumí:
1.6.1.
archivem
....
(doplňte název a sídlo příslušného archivu podle sídla školy)
,1.6.2.
dokumentem
každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové (listinné) či digitální, která byla vytvořena školou nebo byla škole doručena,1.6.3.
iniciačním dokumentem
dokument, kterým byl spis založen,1.6.4.
spisem
soubor dokumentů vedený v jedné konkrétní věci,1.6.5.
sběrným archem spisu
obsah spisu,1.6.6.
výkonem spisové služby
zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti školy, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností,1.6.7.
spisovnou
místo, kam se ukládají vyřízené dokumenty školy do doby uplynutí jejich skartačních lhůt,1.6.8.
příruční registraturou (spisovnou)
místo k ukládání nevyřízené spisové agendy potřebné pro provozní činnost školy,1.6.9.
skartačním řízením
postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost školy,1.6.10.
spisovým znakem
označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování,1.6.11.
skartačním znakem (A, S, V)
označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení - „A“ označuje dokumenty trvalé hodnoty, navržené k uložení do archivu; „S“ označuje dokumenty, které mohou být po uplynutí skartační lhůty a po vydání skartačního povolení příslušným archivem zničeny; „V“ označuje dokumenty, u nichž se po uplynutí skartační lhůty posoudí, které dokumenty budou předány k trvalému uložení do archivu, a které budou zničeny,1.6.12.
skartační lhůtou
doba, během níž musí být dokument uložen ve škole.ZÁVĚR
Spisový řád je vnitřní předpis školy, kterým se řídí všichni její zaměstnanci.
Jeho tvorba vychází z právních předpisů týkajících se archivnictví a spisové služby. Nemá předepsaný formát, proto si ho
musí škola vytvořit sama
s ohledem na svoje provozní podmínky. V úvodním ustanovení spisového řádu jsou uvedeny informace o jeho účelu, legislativní podpoře a základních pojmech vycházejících z archivního zákona.V příštím vydání časopisu Řízení školy budu pokračovat v tvorbě vzorového spisového řádu pro školy.
ZDROJE
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.