Změny v komunikaci prostřednictvím datové schránky a elektronickém podepisování dokumentů v praxi škol a školských zařízení

V souvislosti s „nařízením eIDAS“¹⁾ došlo s účinností od 1. ledna 2017 v zákoně č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, k rozšíření definice „orgánu veřejné moci“. Do uvedené kategorie nyní rovněž spadají školy a školská zařízení zapsané v rejstříku škol a školských zařízení. Ty totiž vykonávají působnost v oblasti veřejné správy (resp. v oblasti školství), což se děje zejména v případech, kdy rozhodují o právech a povinnostech uchazečů o vzdělávání, žadatelů o školské služby nebo o právech a povinnostech dětí, žáků nebo studentů (např. rozhodují o přijetí, resp. nepřijetí k předškolnímu nebo základnímu vzdělávání, rozhodují o přestupu do jiné střední školy, rozhodují o poskytování školního stravování). V těchto případech školy nebo školská zařízení rozhodují v rámci správního řízení (s výjimkou situací, kdy mohou přistoupit k tzv. faktickému úkonu).

V rámci novely zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, dochází k vytvoření registru orgánů veřejné moci, do kterého by od 1. července 2017 mělo MŠMT zapsat všechny školy a školská zařízení zapsané v rejstříku škol a školských zařízení.

Zařazení škol a školských zařízení do skupiny „orgánů veřejné moci“ a jejich zápis do registru orgánů veřejné moci s sebou přinese těm školám a školským zařízením, které dosud nemají datovou schránku, její povinné zřízení. Konkrétně to znamená, že Ministerstvo vnitra škole nebo školskému zařízení, kterému dosud nebyla zřízena datová schránka²⁾, zřídí datovou schránku do 1. července 2017, a to datovou schránku orgánu veřejné moci.

Zřízení datové schránky připadá nejpozději na 1. červenec 2017, tj. na začátek hlavních prázdnin ve školním roce 2016/2017.

V této souvislosti je nutné upozornit na dvě skutečnosti:

Těm školám a školským zařízením, které již mají zřízenu datovou schránku, se nebude zřizovat nová datová schránka, ale Ministerstvo vnitra změní ode dne zápisu do registru orgánů veřejné moci jejich typ na datovou schránku orgánu veřejné moci. Dosud má tento typ datové schránky (tj. datovou schránku orgánu veřejné moci) pouze cca 100 z celkového počtu 9000 škol a školských zařízení.

Změna typu datové schránky nebude mít vliv na její identifikátor, který zůstane stejný. Škole nebo školskému zařízení zůstanou zachovány přístupové údaje a zprávy v datové schránce.

S jakými důsledky doručování písemnosti do své datové schránky musejí školy nebo školská zařízení počítat? Školy a školská zařízení se musejí zaměřit zejména na následující:

Tím se doručení do datové schránky orgánu veřejné moci liší od doručení do datové schránky právnické osoby (kterou má dnes většina škol a školských zařízení). U datových schránek právnických osob se datová zpráva považuje za doručenou okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která je k tomu oprávněna, nejpozději však do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán (tzv. fikce doručení).⁴⁾

Výše uvedené změny přinesou také nové povinnosti škol a školských zařízení, když školy nebo školská zařízení doručují dokumenty jiným subjektům. V souladu s § 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. budou muset školy a školská zařízení povinně upřednostňovat elektronickou komunikaci prostřednictvím datové schránky před zásilkami v listinné podobě prostřednictvím „tradiční“ pošty.

.

To znamená, že škola nebo školské zařízení jako orgán veřejné moci bude mít od 1. července 2017 (resp. od zřízení datové schránky orgánu veřejné moci) za výše uvedených podmínek povinnost doručovat do datové schránky:

Jak je známo, ustanovení § 183 odst. 2 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění upravuje speciální způsob doručování rozhodnutí, kterým se uchazeč přijímá ke vzdělávání (rozhodnutí, kterým se vyhovuje žádosti o přijetí ke vzdělávání).

Ve vztahu k uvedené speciální právní úpravě doručování MŠMT zdůrazňuje, že se použije tento speciální způsob doručování.⁷⁾ Znamená to, že školy a školská zařízení nedoručují do datové schránky fyzických osob např. rozhodnutí o přijetí k předškolnímu, základnímu vzdělávání nebo rozhodnutí o přijetí ke vzdělávání ve střední škole. Do datové schránky fyzické osoby však doručují např. rozhodnutí o nepřijetí k základnímu vzdělávání nebo rozhodnutí o nepřijetí ke vzdělávání ve střední škole.

Povinné doručování dokumentů či stanovení okamžiku, kterým je dokument doručen škole nebo školskému zařízení jako orgánu veřejné moci, nejsou jedinou změnou, která školy nebo školská zařízení postihne.

Zde uvádíme pouze základní informaci o tom, že na školy a školská zařízení dopadají pravidla stanovená zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce (který je účinný od 19. září 2016). To znamená, že za podmínek stanovených tímto zákonem mají školy a školská zařízení povinnost opatřovat dokumenty tzv. kvalifikovaným elektronickým podpisem (§ 5), případně kvalifikovanou elektronickou pečetí a časovým razítkem (§ 8 až 11).

V praxi to pro školy a školská zařízení znamená (pro minimálně jednu osobu) pořídit si kvalifikovaný elektronický podpis, jehož cena včetně nosiče se pohybuje přibližně od 1500 Kč výše. Další náklady jsou pak spojeny se zajištěním kvalifikovaných časových razítek. U přijatých e-mailů by zároveň škola měla umět rozeznat, jakým typem elektronického podpisu je dokument podepsán, což s sebou v ojedinělých případech nese rovněž schopnost pracovat s certifikáty pro elektronický podpis vystavenými v jiné zemi EU.

Pravidla použití elektronického podpisu, elektronické pečetě, elektronického časového razítka nebo jiného elektronického prostředku obdobného účelu upraví škola nebo školské zařízení ve spisovém řádu.⁸⁾ Dále by měly školy a školská zařízení vzít v potaz, že novelizovaná zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě obsažená v zákoně č. 499/2004 Sb. se týkají i elektronického podpisu, elektronické pečetě a elektronického časového razítka.⁹⁾

K tomu, aby se školy s výše uvedenými povinnostmi v elektronické komunikaci dokázaly snadněji vypořádat, jim sdružení CZ.NIC nabízí pomocnou ruku v podobě kurzu „Elektronická komunikace pro školy“, v rámci kterého budou mít možnost se s dopady změn týkajících se datových schránek i s nařízením eIDAS podrobněji seznámit. Na kurz, pořádaný 9. 6. 2017 v Ostravě a 23. 6. a 3. 7. 2017 v Praze, je možné se přihlásit prostřednictvím webových stránek Akademie CZ.NIC na adrese .