Zveřejňování smluv uzavřených školami v centrálním registru

Ustanovení § 3 odst. 2 písm. l) zákona o registru smluv však uvádí, že povinnost uveřejnit prostřednictvím registru smluv se nevztahuje na smlouvu, jejíž alespoň jednou smluvní stranou je obec, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvková organizace touto obcí zřízená nebo právnická osoba, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast. Povinnost uveřejňovat v registru smluv se tak nevztahuje na školy zřízené obcemi I. a II. typu. Nejedná se však o zákaz smlouvy zveřejňovat. I tyto školy proto mohou smlouvy také uveřejnit, pokud chtějí. Ke zveřejňování bude tak docházet pouze na základě dobrovolnosti, nikoli povinnosti. Uveřejňování smluv v registru smluv je zdarma.

Podle zákona o registru smluv je nutné zveřejňovat všechny soukromoprávní smlouvy a smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci, které škola uzavřela ode dne 1. 7. 2016 a jejichž hodnota je vyšší než 50 000 Kč bez DPH. Smlouvy uzavřené před 1. 7. 2016 se v registru smluv neuveřejňují. Z tohoto pravidla existuje výjimka, podle které se uveřejní také smlouva uzavřená před 1. 7. 2016, pokud je uzavřena dohoda, kterou se tato smlouva doplňuje, mění, nahrazuje nebo ruší (např. dodatek). Jako metadata¹⁾ se vyplní metadata původní smlouvy, ke které je dodatek uzavírán, se zohledněním případné změny provedené právě dodatkem (např. mění-li dodatek cenu původní smlouvy). Nicméně taková smlouva nemusí být ve strojově čitelném formátu, není-li to možné.

Povinnost zveřejňovat v registru smluv se týká i objednávek vystavených školou. Kromě objednávky samotné je nutné uveřejnit i písemnou akceptaci druhé smluvní strany (např. potvrzení o přijetí objednávky i v e-mailové podobě). Již nelze akceptaci objednávky potvrdit pouze ústně, např. telefonicky, nebo ji jen fakticky splnit.

Týká se to i nákupu v e-shopu, tj. je potřeba uveřejnit samotnou objednávku, potvrzení objednávky (zaslané na e-mail) a obchodní podmínky e-shopu.

Z tohoto pravidla zákon obsahuje následující výjimky:

V těchto případech povinnost smlouvy zveřejňovat není.

Jak již bylo uvedeno výše, u jednorázových smluv je hodnotou smlouvy konečná cena bez DPH. U smluv na dobu určitou s opakujícím se plněním je hodnota smlouvy součet předpokládaných výdajů po dobu trvání smlouvy. U smluv na dobu neurčitou s opakujícím se plněním se za dobu trvání smlouvy považuje pět let. V případě směnné smlouvy je třeba za hodnotu předmětu smlouvy považovat hodnotu věci, která má vyšší hodnotu. I darovací smlouva v případě, že hodnota jejího předmětu plnění přesáhne tuto částku, musí být uveřejněna v registru smluv, přestože se jedná fakticky o bezúplatný převod. Rozhodující je totiž hodnota předmětu plnění, nikoli výše úplaty.

V případě, že nelze hodnotu plnění určit jednoduchým vyčíslením, je možné využít znaleckého posudku. Jednodušší postup však je v případě pochybností, zda hodnota smlouvy přesahuje částku 50 000 Kč bez DPH, smlouvu vždy raději zveřejnit.

Není možné obcházet zákon tak, že se smluvní strany dohodnou na rozdělení plnění smlouvy, tj. předmět smlouvy účelově rozdělí s tím, aby unikly povinnosti zveřejnění smlouvy v registru smluv.

Zákon požaduje, aby smlouvy byly zveřejněny v otevřeném a strojově čitelném formátu (např. .pdf, .doc, .docx, .rtf). Možné je využít původní „wordovskou“ verzi, případně z této verze vytvořit PDF dokument obsahující textové znaky. Nelze použít klasickou naskenovanou verzi smlouvy, neboť se nejedná o otevřený a strojově čitelný formát.

I přílohy smluv musí být uveřejněny v otevřeném a strojově čitelném formátu. S výjimkou grafické části přílohy, která nemusí být strojově čitelná. Zjednodušeně řečeno, obsahuje-li smlouva nebo její příloha např. nějaký obrázek, pak se na tento obrázek nevztahuje podmínka strojové čitelnosti.

Maximální velikost smlouvy a jejích příloh v jedné datové zprávě je omezena velikostí 20 MB.

Zákon o registru smluv v § 3 odst. 1 konstatuje, že prostřednictvím registru smluv se neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím. V registru smluv se tedy nebudou uveřejňovat informace, které nelze poskytnou podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o svobodném přístupu k informacím“).

Mezi informace, které nelze poskytovat patří především:

Je proto vhodné domluvit se se smluvní stranou na tom, zda některá část smlouvy není považována za obchodní tajemství, a to ještě před uzavřením smlouvy samotné. Je možné do smlouvy včlenit ustanovení, které bude konstatovat, že se skutečnosti uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu ustanovení § 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. V opačném případě bude muset být část považovaná za obchodní tajemství před zveřejněním znečitelněna.

„Povinnost takové znečitelnění provést je stanovena tomu, kdo smlouvu k uveřejnění v registru smluv zasílá. Jedná se o poměrně sofistikovanou správu dokumentu, který je nezbytné projít a prostudovat a výše uvedené skutečnosti ze smlouvy vymazat nebo znečitelnit. Praktické znečitelnění doporučujeme provést přímo v textovém editoru, kde se příslušné části smlouvy vymažou a na jejich místech se uvedou např. křížky. Tato činnost nemusí probíhat až po uzavření smlouvy, ale již v průběhu vyjednávání o smlouvě. Skutečnost, že smlouva musí být uveřejněna, dopadá i na smluvního partnera, čili, je-li text smlouvy navrhován z jeho strany, je dobré jej vést k tomu, že pro naplnění zákonné povinnosti je nezbytné některé údaje znečitelnit.

Text smlouvy uveřejněný v registru smluv tedy nemusí zcela přesně odpovídat textu smlouvy, která je uzavřena, neboť se při uveřejnění smlouvy může pro verzi pro uveřejnění uplatnit celá řada zákonných výjimek, na základě kterých bude de facto text smlouvy znečitelněním jejích částí pozměněn.“²⁾

Smlouvy nelze zveřejňovat v registru smluv bez existence datové schránky. Je proto nutné mít zřízenou datovou schránku, a to s oprávněním odesílat datové zprávy.

Formulář pro zveřejnění záznamu obsahuje několik položek, jejich vyplnění je povinné. Jedná se o identifikaci smluvní strany (jen protistrany), předmět smlouvy, datum uzavření smlouvy, cenu, lze-li ji určit, a přílohu záznamu.

U smluvní strany musí být vyplněn název subjektu, identifikační číslo a adresa subjektu (ostatní položky jsou nepovinné). Tyto údaje vygeneruje systém automaticky po zadání identifikačního čísla nebo identifikátoru datové schránky. Údaje o publikující straně (škole) se nevyplňují, neboť registr smluv je vyplní automaticky podle zprávy zaslané prostřednictvím datové schránky. Do předmětu smlouvy je vhodné uvést název smlouvy a její předmět.

Datum uzavření smlouvy je datum podpisu poslední smluvní strany (v případě objednávky datum doručení jejího přijetí) a příloha záznamu je textový obraz smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu, jak je popsáno výše. Dále by měly být nahrány všechny přílohy smlouvy, pokud to je možné.

Dále je nutné vyplnit cenu v Kč bez i včetně DPH, popř. alespoň jeden z těchto údajů, není-li možné vyplnit údaje oba. Neobsahuje-li smlouva cenu, je potřeba uvést hodnotu smlouvy, lze-li ji určit.