Souhlas se zpracováním osobních údajů podle GDPR

Souhlas se zpracováním osobních údajů je nutný v případě, že škola jako správce osobních údajů nemá jiný právní důvod zpracování podle čl. 6 GDPR, tj. zpracování není nezbytné pro splnění smlouvy nebo jiné právní povinnosti školy, není nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů a ani není nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu. Souhlas tedy budou střední školy potřebovat zřídka. Níže uvádíme některé typizované situace, na které by střední školy neměly zapomínat.

Jednou z mála situací, kdy bude střední škola potřebovat souhlas, bude souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu. Pokud by škola například chtěla umístit fotografie či videa ze školních akcí na své internetové stránky, zasílat novinky na e-mail studentů či rodičů nebo pokud z nějakého důvodu bude chtít předávat osobní údaje strávníků např. zřizovateli, bude nezbytné mít souhlas studenta, resp. rodiče. Střední školy, které mají webové stránky, mohou uvažovat o souhlasu zaměstnanců se zveřejněním jejich fotografií na webu a o souhlasu uživatelů webových stránek s používáním cookies.

Střední školy pravidelně organizují školní výměny v rámci běžného partnerství škol. Čím dál častější jsou také dobrovolné praxe v rámci programu Erasmus+. U všech těchto akcí je třeba při jejich plánování zohlednit ochranu osobních údajů a zamyslet se, zda není k něčemu potřeba souhlas „hostujícího“ žáka. Školy často disponují nějakým obecným souhlasem s pořizováním fotografií svých žáků, na výměnné studenty však občas zapomínají. Proto i u těchto akcí myslete na skutečnost, že ke zveřejnění fotografií či videí zachycujících výměnné studenty potřebujete jejich souhlas. Jelikož jednou z podmínek souhlasu je, že by měl být informovaný a jednoznačný, je třeba myslet též na to, v jakém jazyce by měl být udělen. Pokud se jedná o německé výměnné studenty, nejvhodnějším jazykem bude jejich rodný jazyk. Souhlas v češtině, kterému nerozumějí, nebude považován za platný souhlas.

Specifikem středních odborných škol a učilišť oproti jiným typům škol jsou úzké vztahy s místními podnikateli, pravděpodobnými budoucími zaměstnavateli žáků. Tito podnikatelé v dnešní době nízké nezaměstnanosti mají zájem na tom, aby věděli, kdo z aktuálně studujících by se mohl v budoucnu stát jejich zaměstnancem. V některých případech jdou až tak daleko, že se zajímají o prospěch a další návyky, které mají vliv na to, zda se o žáka jako potenciálního uchazeče o zaměstnání budou zajímat hlouběji.

Vezměme si příklad, kdy střední průmyslová škola elektrotechnická spolupracuje s místním výrobcem elektroniky, u nějž její žáci konají povinné praxe. Odborná škola tak předává osobní údaje žáků tomuto podnikateli, a to za účelem plnění zákonných povinností - konání výuky a plnění školního vzdělávacího programu. Existuje tedy zákonná povinnost údaje týkající se identifikace praktikantů a jejich ročníku předat. Tento výrobní podnik je však velice prestižní a chce si vybírat jako své zaměstnance nejlepší žáky. Proto požádá školu, aby mu dala seznam deseti žáků s nejlepším průměrem, kteří daný rok maturují, a osloví je s pracovní nabídkou. V tuto chvíli by škola měla zpozornět a zamyslet se nad tím, zda má právní důvod k předání osobních údajů, nebo zda potřebuje souhlas, resp. zda potřebuje souhlas běžný, či výslovný (viz diagram). Jelikož se jedná o zpracování tzv. běžných, nikoliv citlivých údajů, lze je předat, pokud škola má právní povinnost, smlouvu, oprávněný zájem či souhlas. V tomto případě lze předat seznam žáků pouze se souhlasem. Odborné školy tedy musejí dávat pozor, co podnikatelským uskupením sdělují a zda k tomu mají adekvátní souhlas.

Jinak je však nutné posuzovat situace, kdy si firmy žáky vytipují v rámci odborné praxe, pak je samy osloví a připravují si je jako budoucí zaměstnance, což se týká zejména učebních oborů. Tito žáci s firmami dobrovolně uzavírají smlouvu, na základě které jim je poskytováno stipendium. Na oplátku se žáci zavazují, že u firmy po nějakou dobu po ukončení studia zůstanou jako zaměstnanci. Údaje související s uzavřením této smlouvy a jejím plněním, které žáci poskytnout dobrovolně, souhlasu nepodléhají.

Dle ustáleného názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů je i ke zveřejnění fotografie zaměstnance na webových stránkách školy potřeba jeho souhlas. Naopak pro pouhé zveřejnění jména, pracovního e-mailu a pracovního zařazení zaměstnance (např. matematika, angličtina) souhlas nutný není.

Ačkoliv souhlas se zpracováním osobních údajů budou střední školy potřebovat pouze občas, u zpracování, které není výslovně upraveno školskou legislativou, je lepší zbystřit a posoudit, zda souhlas je, či není třeba.