Nájem bytu

Ve škole, kde jsem nastoupila jako účetní platí pan školník, který má byt ve škole, pouze nájemné. Zřizovatelem školy je město. Musíme mu stanovit i zálohy na elektřinu, Musí být tyto zálohy součástí nájemného - tedy zahrnuté v celkové částce, kterou platí? Případně jaké náklady bychom tam měli ještě zahrnout? Je správný postup potom zúčtovat tyto zálohy a případný přeplatek mu vrátit?