Elektronická spisová služba

Kdepak velký černý pes a mrtvý kostelník. Stačí nánosy prachu, spousta nahromaděných dokumentů třeba ještě z dob minulého režimu nebo časů císaře pána, počínající plíseň a věci, které tam ani nemají co dělat. A co je horší, teď jste ji dostali na starost vy, a aby toho nebylo málo, v poště vám přistál dopis z okresního archivu, protože jste dlouhou dobu neskartovali nebo ještě vlastně vůbec.

Prvního února nabyl účinnosti Postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby při provádění atestace elektronického systému spisové služby, podmínky provádění atestace a výše úplaty za provedení atestace1), vydaný v návaznosti na § 44 písm. v) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon“).

V předchozí části jsme si popsali, jak využít přechodné období, které poskytuje zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů (tzv. DEPO), abychom se řádně připravili na tzv. plnou digitalizaci a výkon spisové služby v plně elektronické podobě.

Nejedno školské zařízení (dále též „původce“) je v současné době vystaveno otázce tzv. digitalizace. Děje se tak různými formami. Stát prostřednictvím různých ministerstev (nejčastěji jde patrně o pokyny ministerstva vnitra) posílá orgánům veřejně moci (dále jen „OVM“), kterými jsou i všechny školy a školská zařízení, například sdělení o registraci agendy apod. Zástupci různých softwarových firem nabízejí své produkty, nejčastěji se zmínkou o plném výkonu spisové služby v elektronické podobě. Ideálně ihned. Podobnému tlaku jsou vystaveni i zřizovatelé škol a školských zařízení. Nabízí se zdánlivě banální otázka: co s tím?

V posledních měsících uplynulého roku jste se mohli setkat s řadou informací o novele zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Počínaje 1. 2. 2022 se mezi původce, kteří jsou povinni vést elektronickou spisovou službu, řadí nově i školy. Pro splnění této povinnosti zároveň byla stanovena lhůta do konce roku 2024. Na první pohled je to dostatečně dlouhá doba. Ale je tomu opravdu tak?

Balík změnových zákonů známý pod názvem DEPO, přijatý v letošním roce, přinesl i novelizaci zákona o archivnictví, která mj. rozšiřuje okruh institucí povinných vést elektronickou spisovou službu. Nově mezi ně budou patřit i základní a střední školy. Ty odvedly v uplynulých měsících v oblasti elektronizace obrovský kus práce. Standardem se stala online komunikace, a to nejen v rámci výuky, ale i při zajišťování provozních záležitostí. Většina pedagogů si vyzkoušela řadu různých nástrojů, bez kterých by nebylo možné přenést výuku do digitálního světa.

Převod dokumentu do analogové podoby