Skartace

Kdepak velký černý pes a mrtvý kostelník. Stačí nánosy prachu, spousta nahromaděných dokumentů třeba ještě z dob minulého režimu nebo časů císaře pána, počínající plíseň a věci, které tam ani nemají co dělat. A co je horší, teď jste ji dostali na starost vy, a aby toho nebylo málo, v poště vám přistál dopis z okresního archivu, protože jste dlouhou dobu neskartovali nebo ještě vlastně vůbec.

V závěru minulého příspěvku, který byl věnován spisovému plánu (přesněji spisovému a skartačnímu plánu), bylo konstatováno, že připravíme skartační řízení.

V minulých číslech jsme popsali základní charakteristiky spisového řádu a probrali výchozí doporučení pro jeho tvorbu. Nyní se podívejme na obsah spisového řádu, na co byste neměli při jeho tvorbě zapomenout. Rozsah článků bohužel neumožňuje jít do všech detailů spisového řádu ani neumožňuje zmínit všechny oblasti. Věříme však, že alespoň základní kostra této velmi důležité směrnice vaší školy, kterou přinášíme, vám pomůže při její tvorbě.

V předchozí části jsme si popsali, jak využít přechodné období, které poskytuje zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů (tzv. DEPO), abychom se řádně připravili na tzv. plnou digitalizaci a výkon spisové služby v plně elektronické podobě.

Právní předpisy, formuláře, metodické materiály zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví, v platném znění zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, střením, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění vyhláška č. 74/2005 Sb., o zájmovém vzdělávání, v platném znění

V souvislosti s plněním povinné školní docházky, ale i té nepovinné v případě středních škol, dochází ke zpracování celé řady informací. Pokud jde o informace, které se týkají fyzických osob (určeného nebo určitelného subjektu), jedná se o osobní údaje ve smyslu ustanovení čl. 4 odst. 1 Obecného nařízené (GDPR). Učitelé na školách všech typů musí denně řešit množství případů, při nichž dochází ke zpracování osobních údajů žáků a studentů. Někdy je to zpracování nahodilé (např. zaslání SMS rodičům, že jejich dítě onemocnělo a rodič by si jej měl vyzvednout), jindy systematické (např. provedení prezence).  

Povinnosti škol a školských zařízení v oblastech vedení spisové služby a péče o dokumenty vyplývající z aktuálních právních předpisů. Vymezení nejdůležitějších zdrojů informací a stanovení organizačních opatření ve škole. Tvorba spisového řádu se spisovým a skartačním plánem.

Stanovení místa a způsobu rozdělování dokumentů doručených do školy. Postupy oběhu dokumentů ve škole v závislosti na druhu dokumentu. Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Základní vymezení spisové služby, legislativní ukotvení evidence, archivace dokumentů a definování základních pojmů v těchto oblastech.

Ti z vás, kteří četli seriál o spisové službě pravidelně, jistě vědí, že je dnes čeká poslední fáze životního cyklu dokumentu, kterou je skartační řízení a vyřazování dokumentů. Žádné dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení, nemůže škola bez souhlasu místně příslušného archivu likvidovat, protože by porušila zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „archivní zákon“).