Archivování

Existuje konkrétní právní úprava pro skartaci dotazníků, které jsou vyhotovovány v průběhu šetření šikany, které provádíme jako externí firma v rámci služby „Diagnostika, sociometrie a asistence při šetření šikany“? Toto šetření se provádí na objednávku konkrétních škol v jednotlivých třídních kolektivech, a je objednáváno jako dílčí služba v rámci celkové Rámcové smlouvy se školou. Zejména se nám jedná o to, zda existují v těchto případech konkrétní lhůty, do nichž dotazníky musí, respektive nesmí být skartovány (tedy „nejdříve X... po vyhotovení závěrečné zprávy“, „nejpozději X... po vyhotovení závěrečné zprávy“), a zda je zákonná povinnost vystavovat o takové skartaci protokol a opět, jak dlouho má být protokol uložen. V rámci těchto dotazníků nesbíráme osobní údaje žáků, jsou označeny pouze jejich křestními jmény. Nedomníváme se tedy, že by se na to vztahovala GDPR směrnice a zákon o ochraně osobních údajů. Procházeli jsme zákon č. 499/2004 Sb. , o archivační a spisové službě, kde se však o tomto typu dokumentů nehovoří. O konkrétních lhůtách se nevyjadřuje ani metodický pokyn MŠMT pro šetření šikany. 

Jsme střední škola, příspěvková organizace zřízená Jihomoravským krajem. Současně jsme plátci DPH, takže většinu dokumentů archivujeme 10 let. Jak dlouho musíme archivovat v našem zařízení školní jídelny např. výdejky potravin, jídelníčky, příjemky potravin, kritické body apod.?

Jsme střední škola, příspěvková organizace, zřízená Jihomoravským krajem. Současně jsme plátci DPH, takž většinu dokumentů archivujeme 10 let. Prosím, jak dlouho musíme archivovat v našem zařízení školní jídelna např. výdejky potravin, jídelníčky, příjemky potravin, kritické body apod. 

Prvního února nabyl účinnosti Postup atestačního střediska pro elektronické systémy spisové služby při provádění atestace elektronického systému spisové služby, podmínky provádění atestace a výše úplaty za provedení atestace1), vydaný v návaznosti na § 44 písm. v) zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen „zákon“).

Podle archivního zákona mají školy povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií.

Obecně z praxe platí, že spisová služba v organizaci je nejlépe vykonávána nejen na základě platných právních předpisů, ale také tak, aby byla zajištěna kontinuita řady činností, do jisté míry i bez ohledu na to, kdo je přítomen příjmu dokumentů, jejich evidenci, oběhu, vyřizování a hlavně jejich uložení.

Text se zabývá uchováváním klasifikačních prací v prostředí škol.

Škola jako veřejná instituce se musí v rámci svého chodu řídit řadou právních předpisů. Jedním z nich je i archivní zákon a jeho hlavní prováděcí předpis – vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby. (podrobněji viz níže). Tyto právní předpisy dávají školám, mimo jiné, za povinnost mít vlastní interní normu, která upravuje oběh dokumentů v organizaci od jejich přijetí či vzniku až po likvidaci, tedy skartaci.

Jak postupovat při tvorbě spisového a skartačního řádu?

Balík změnových zákonů známý pod názvem DEPO, přijatý v letošním roce, přinesl i novelizaci zákona o archivnictví, která mj. rozšiřuje okruh institucí povinných vést elektronickou spisovou službu. Nově mezi ně budou patřit i základní a střední školy. Ty odvedly v uplynulých měsících v oblasti elektronizace obrovský kus práce. Standardem se stala online komunikace, a to nejen v rámci výuky, ale i při zajišťování provozních záležitostí. Většina pedagogů si vyzkoušela řadu různých nástrojů, bez kterých by nebylo možné přenést výuku do digitálního světa.

Právní předpisy, formuláře, metodické materiály zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví, v platném znění zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, v platném znění zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, střením, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), v platném znění vyhláška č. 74/2005 Sb., o zájmovém vzdělávání, v platném znění

Jeden z hlavních problémů datových schránek z pohledu dlouhodobého uchovávání dokumentů představuje nastavení 90denní lhůty, po jejímž uplynutí jsou příslušné zprávy z datové schránky automaticky smazány. Povinné používání datových schránek1) tak přináší pro školy rovněž otázku, jak uchovávat dokumenty z datových schránek v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon).

Zálohování dat je občas vnímáno jako jakýsi doplněk činnosti ICT správce, ve skutečnosti však jde z hlediska priorit o jednu z nejdůležitějších činností. Tato činnosti sice není vidět a nepřináší v každodenním chodu školy žádné výsledky, její podcenění však může mít kritické následky.  

V dnešním čísle se budu zabývat aktuálními novinkami v oblasti archivnictví a spisové služby, ke kterým došlo díky níže uvedeným změnám právních předpisů v této oblasti a které se dotýkají škol.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy, týkajícího se vyřazování dokumentů. Dnes se budu věnovat závěrečným částem spisového řádu, které se dotýkají novinek vyplývajících z novely zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, která nabyla účinnosti 1. 7. 2012.

Povinnosti škol a školských zařízení v oblastech vedení spisové služby a péče o dokumenty vyplývající z aktuálních právních předpisů. Vymezení nejdůležitějších zdrojů informací a stanovení organizačních opatření ve škole. Tvorba spisového řádu se spisovým a skartačním plánem.

Definování druhů a forem dokumentů. Způsoby příjmu dokumentu ve škole. Způsoby evidence dokumentů úředního charakteru a těch ostatních. Specifická evidence dokumentů dle právních předpisů. Náležitosti správné evidence dokumentů.

Stanovení místa a způsobu rozdělování dokumentů doručených do školy. Postupy oběhu dokumentů ve škole v závislosti na druhu dokumentu. Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Místo, způsoby a náležitosti odesílání dokumentů ze školy. Přechodné a následné ukládání dokumentů ve škole. Postup ukládání dokumentů a spisů do spisovny školy a její zabezpečení a provoz.

Základní vymezení spisové služby, legislativní ukotvení evidence, archivace dokumentů a definování základních pojmů v těchto oblastech.