Elektronická pošta

Mezi normy, které dlouho nezohledňovaly změny v oblasti elektronické komunikace, patří i zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce. Současná pravidla doručování obsažená v § 334 až 337 podstatně omezují možnost elektronicky jednat v nejdůležitějších oblastech individuálního pracovního práva, protože právní předpisy kladou velmi přísné požadavky nejen na jednání samotného zaměstnavatele, ale i na součinnost ze strany zaměstnance. Sjednat pracovní smlouvu nebo rozvázat pracovní poměr elektronickými prostředky zcela v souladu se zákonnými pravidly je v řadě případů nereálné.

Mnozí učitelé již dnes zcela běžně využívají služební mail jako jednu z efektivních cest komunikace se zákonnými zástupci. Pro mnohé z nich se však společným využíváním takový e-mail stává „napůl“ soukromým, zvláště pokud mají nastaven i jeho příjem v soukromém či služebním telefonu. A právě taková situace je velmi často typickým místem, kde začíná sofistikovaný spear phishing.

Po dvou měsících koronavirové krize se postupně opět začínají otevírat základní a střední školy. Náhlý přechod všech škol na distanční vzdělávání ukázal na rozdíly mezi jednotlivými školami i mezi přístupem jednotlivých učitelů v rámci samotných škol. Během těchto prvních dvou měsíců proběhlo hned několik šetření, která se zaměřila na to, do jaké míry sociální zázemí rodiny na jedné straně a schopnost učitelů přejít na online výuku a být v komunikaci se žáky na druhé straně ovlivňuje riziko prohloubení vzdělávacích nerovností.

Máte jako vedoucí zaměstnanec pocit, že celý den vyřizujete jeden e-mail za druhým, a u některých z nich se vám zdá, že byste je možná vůbec nemuseli vyřizovat, kdyby celou věc před vámi někdo vykomunikoval lépe? Ano, jedná se o komplikované e-maily a stížnosti, které zpravidla končí v e-mailové schránce ředitele školy. Jak tomu předcházet, jak efektivně komunikovat s rodiči a konkrétně jak si s nimi efektivně vyměňovat elektronické zprávy a informovat je, o to se s vámi podělím v tomto článku. A pomůžeme si filozofií lean.

V rámci používání datových schránek a vedením spisové služby1 nejedna škola řeší způsob, jak převádět elektronické dokumenty do papírové podoby. Z důvodu zachování právní validity dokumentů bohužel není možné pouhé vytištění, ale v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, je nutné dokument tzv. zkonvertovat.

Jeden z hlavních problémů datových schránek z pohledu dlouhodobého uchovávání dokumentů představuje nastavení 90denní lhůty, po jejímž uplynutí jsou příslušné zprávy z datové schránky automaticky smazány. Povinné používání datových schránek1) tak přináší pro školy rovněž otázku, jak uchovávat dokumenty z datových schránek v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon).

Školní email představuje pro fungování školy jednu z klíčových služeb, proto je třeba mu věnovat dostatečnou pozornost. Podobně jako u jiných služeb (elektronická třídní kniha, týmová spolupráce atd.) je dnes základní otázkou, zda investovat do řešení na vlastních serverech nebo si objednat hotové online řešení, typicky v cloudu některé z velkých společností (cloud je poskytování služeb uložených na serverech na internetu).