Spisový řád

Existuje konkrétní právní úprava pro skartaci dotazníků, které jsou vyhotovovány v průběhu šetření šikany, které provádíme jako externí firma v rámci služby „Diagnostika, sociometrie a asistence při šetření šikany“? Toto šetření se provádí na objednávku konkrétních škol v jednotlivých třídních kolektivech, a je objednáváno jako dílčí služba v rámci celkové Rámcové smlouvy se školou. Zejména se nám jedná o to, zda existují v těchto případech konkrétní lhůty, do nichž dotazníky musí, respektive nesmí být skartovány (tedy „nejdříve X... po vyhotovení závěrečné zprávy“, „nejpozději X... po vyhotovení závěrečné zprávy“), a zda je zákonná povinnost vystavovat o takové skartaci protokol a opět, jak dlouho má být protokol uložen. V rámci těchto dotazníků nesbíráme osobní údaje žáků, jsou označeny pouze jejich křestními jmény. Nedomníváme se tedy, že by se na to vztahovala GDPR směrnice a zákon o ochraně osobních údajů. Procházeli jsme zákon č. 499/2004 Sb. , o archivační a spisové službě, kde se však o tomto typu dokumentů nehovoří. O konkrétních lhůtách se nevyjadřuje ani metodický pokyn MŠMT pro šetření šikany. 

Poslední ze série článků věnovaných tvorbě Spisového řádu. V minulém čísle jsme se věnovali obsahu úvodní kapitoly a dále kapitolám o příjmu dokumentů, evidenci a vyřizování. Nyní se podíváme na zbývající oblasti, které ve Spisovém řádu nemohou chybět.

V minulém čísle jsme psali o základních charakteristikách Spisového řádu. Je to jedna z nejdůležitějších interních směrnic, musí v rámci legislativních mantinelů popisovat skutečný výkon spisové služby a musí být vždy aktuální, kontrolovatelný a vymahatelný.

Když se staví dům, samozřejmě nezačínáme od komína, ale od základu. A tím je pro kvalitní výkon spisové služby právě Spisový řád.

Proces vydání interních předpisů, formální náležitosti Povinnost a možnost vydat interní předpisy – přehled

Povinnosti škol a školských zařízení v oblastech vedení spisové služby a péče o dokumenty vyplývající z aktuálních právních předpisů. Vymezení nejdůležitějších zdrojů informací a stanovení organizačních opatření ve škole. Tvorba spisového řádu se spisovým a skartačním plánem.

Definování druhů a forem dokumentů. Způsoby příjmu dokumentu ve škole. Způsoby evidence dokumentů úředního charakteru a těch ostatních. Specifická evidence dokumentů dle právních předpisů. Náležitosti správné evidence dokumentů.

Stanovení místa a způsobu rozdělování dokumentů doručených do školy. Postupy oběhu dokumentů ve škole v závislosti na druhu dokumentu. Způsoby vyřizování doručených i vlastních dokumentů a přidělení spisových a skartačních znaků a skartačních lhůt.

Základní vymezení spisové služby, legislativní ukotvení evidence, archivace dokumentů a definování základních pojmů v těchto oblastech.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se ukládání dokumentů. Dnes se budu věnovat důležité fázi oběhu dokumentů -jejich vyřazování. Žádné dokumenty, které podléhají skartačnímu řízení, nemůže škola bez souhlasu místně příslušného archivu likvidovat, protože by porušila zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který byl od 1. 7. 2012 novelizován. V návaznosti na novelu zákona byla vydána úplně nová vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby, která nabyla účinnosti 1. 8. 2012.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se odesílání dokumentů. Dnes se budu věnovat ukládání dokumentů, jež jsou nejprve uloženy v příruční spisovně (skříň), a po jejich vyřízení ve školní spisovně, kterou tvoří buď samostatná místnost, nebo skříň.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se podepisování dokumentů a užívání razítek. Dnes se budu věnovat odesílání dokumentů ze školy, kdy odeslaný dokument musí splňovat určité náležitosti, které se odvíjejí od jeho způsobu odeslání.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se vyhotovování dokumentů. Dnes se budu věnovat podepisování vlastních dokumentů vytvořených ve škole a jejich označení příslušnými razítky.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se vyřizování dokumentů. Dnes se budu věnovat vyhotovování vlastních dokumentů ve škole.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se rozdělování a oběhu dokumentů, která definuje, jakým způsobem se ve škole předávají dokumenty k jejich dalšímu vyřízení. Dnes se budu věnovat samotnému vyřizování dokumentů ve škole.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy, týkající se evidence dokumentů, která definuje základní evidenční pomůcky a dále vymezuje dokumenty podléhající samostatné evidenci a ty, které se neevidují vůbec. Dnes se budu věnovat rozdělování a oběhu dokumentů ve škole.

V minulém čísle jsem vytvořila část vzorového spisového řádu pro školy týkající se příjmu dokumentů, která definuje místo přijímání dokumentů, jejich kontrolu a označení. Dnes se budu věnovat způsobům evidence dokumentů do školy doručených a ve škole vytvořených.

V minulém čísle jsem vytvořila první část vzorového spisového řádu pro školy - úvodní ustanovení, které definuje spisový řád, jeho účel, legislativní podporu a základní pojmy. Tato část je společná pro všechny druhy škol a školských zařízení. Od dnešního čísla se budu zabývat definicí jednotlivých fází oběhu dokumentů ve škole.

Důležitou metodickou pomůckou při výkonu spisové služby ve škole je spisový řád. Současná legislativa sice školám nenařizuje mít spisový řád jako jednu ze směrnic, ale připravovaná novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen archivní zákon), která nabude účinnosti 1. července 2012, tuto povinnost školám znovu ukládá. V následujících číslech tohoto časopisu metodicky popíšu tvorbu vzorového spisového řádu pro školy.

V předchozích číslech tohoto časopisu jsem vysvětlila první dvu fáze životního cyklu dokumentu – jeho příjem a evidenci. Objasnila jsem samotný pojem dokument, jeho druhy a formy. Dále jakým způsobem se ve škole dokumenty přijímají, jak vznikají a jak se evidují. Upozornila jsem na druhy dokumentů, které se evidují specifickým způsobem, příp. vůbec. V dnešním článku vysvětlím třetí fázi životního cyklu dokumentu, jeho rozdělování a oběh.